Comment Kodiak Cakes bâtit une fonction achats qui joue dans la cour des grands

Une croissance plus rapide que les processus

Kodiak Cakes a démarré avec une préparation pour pancakes. Aujourd’hui, c’est l’une des marques de référence du petit-déjeuner aux États-Unis. Ce produit unique est devenu un portefeuille complet : préparations pour pâtisserie, gaufres surgelées, flocons d’avoine, granola, barres, muffins en portion individuelle et sirop. Chaque nouveau produit a apporté de nouveaux ingrédients. Myrtilles, protéines spécialisées, cacao, céréales, fruits à coque, produits laitiers. L’entreprise croît toujours vite, avec l’ambition de devenir une marque à un milliard de dollars, et chaque extension rend la composition de ses ingrédients plus complexe.

L’équipe chargée d’acheter tout cela ? Trois personnes.

Ankit Shah est Associate Director of Ingredient Procurement chez Kodiak Cakes. Avec deux collègues, il se répartit l’intégralité du portefeuille d’ingrédients : fruits et fruits à coque, céréales, cacao, produits laitiers, tout. Avant Kodiak, Ankit a passé des années chez l’un des plus grands industriels de l’agroalimentaire aux États-Unis. Là-bas, les achats stratégiques, les achats opérationnels et la gestion du risque matières premières étaient confiés à trois équipes distinctes et dédiées.

Chez Kodiak, ces trois métiers reposent sur les mêmes personnes.

« Ici, nous portons plusieurs casquettes. Dans mon poste précédent, nous étions plutôt les achats stratégiques, et il y avait ensuite les achats opérationnels. Mais ici, nous devons être à la fois les achats stratégiques et les achats opérationnels. Et du côté stratégique, nous devons aussi être notre propre équipe de gestion du risque matières premières. »

– Ankit Shah, Associate Director of Ingredient Procurement, Kodiak Cakes

Un nouveau mandat

Depuis un an, Kodiak investit dans les achats en tant que fonction stratégique. Une nouvelle direction, de nouveaux profils venus de grands groupes de grande consommation, et une consigne claire : les achats ne se contentent pas d’acheter des ingrédients. Ils protègent la marge et aident Kodiak à être compétitif sur le prix en rayon.

« Nous sommes entièrement concentrés sur les économies, l’analyse des marchés, le fait d’être couverts, le fait d’avoir des contrats sur chaque catégorie. »

Cela fait beaucoup pour trois personnes. Il leur fallait un outil capable de combler l’écart entre une équipe de trois et un service au complet.

Vesper dans le rôle de l’équipe risque matières premières

L’équipe achats ingrédients de Kodiak utilise Vesper tous les jours, sur toutes les catégories qu’elle gère. Toute l’équipe se sert de la plateforme de façon religieuse, qu’il s’agisse du cacao, des fruits, des céréales ou des produits laitiers.

« Nous n’avons pas d’équipe de gestion du risque matières premières. Vesper nous permet malgré tout d’en avoir une, une équipe ad hoc, parce que l’outil apporte ces capacités à nos missions quotidiennes. »

Cet usage quotidien couvre plusieurs workflows. L’équipe s’appuie sur les prévisions IA et les analyses de marché de Vesper pour alimenter un dashboard matières premières bimensuel destiné à la direction, centré sur ses ingrédients les plus inflationnistes. Elle utilise les modèles de coût de Vesper pour travailler avec la finance sur les calculs should-cost. Et elle construit aujourd’hui un calendrier d’approvisionnement qui aligne le calendrier des appels d’offres sur les cycles de récolte et les conditions de marché, au lieu de tout lancer en fin d’année comme avant.

« Au lieu d’aller sur différents sites, différents outils, et de recoller les morceaux à partir de plusieurs points fournisseurs, Vesper nous donne une vision très ciblée de ce que fait le marché. »

Kodiak travaille aussi avec Accenture pour développer des modèles internes de risque matières premières. Quand l’équipe a montré à Accenture comment elle utilisait Vesper, la réaction a été sans détour.

« Accenture trouve que c’est un très bon outil. Ils nous ont conseillé de continuer à utiliser Vesper comme socle de notre gestion du risque matières premières. »

Gagner sa place auprès de la direction

Trouver le bon prix est une chose. Faire en sorte que la direction ait confiance dans le chiffre qui sous-tend la décision en est une autre. Chez Kodiak, les prévisions IA et les intervalles de confiance de Vesper sont devenus le langage que les achats utilisent pour parler au reste de l’entreprise.

« La direction adore les intervalles de confiance. Elle veut les voir pour chaque matière première, en particulier celles qui sont critiques pour le compte de résultat. Cela nous aide à ouvrir avec elle des discussions sur le coût d’opportunité. Le potentiel de hausse, celui de baisse, sur quelle durée s’engager, ce qui se passe si nous ne le faisons pas. »

La direction apprécie particulièrement de pouvoir juger d’un coup d’œil de la fiabilité d’une prévision. Lors des réunions mensuelles, Ankit peut afficher la précision de chaque prévision, matière première par matière première, séance tenante. Cette transparence transforme un point achats en discussion de planification stratégique. Les prévisions à court terme éclairent les décisions d’achat immédiates. Les prévisions à long terme aident l’équipe à planifier sa couverture et à évaluer le risque sur l’ensemble du portefeuille.

La finance participe aussi à ces échanges. Elle voit exactement d’où viennent les données. Pour la première fois, les achats et la finance travaillent à partir des mêmes faits.

Les mêmes chiffres pour toute l’entreprise

La R&D choisit ses fournisseurs sur la qualité. La finance modélise la marge à partir des prix de l’année précédente. Les achats négocient en fonction de ce que fait le marché en ce moment. Quand chacun part d’hypothèses différentes sur ce que devraient coûter les ingrédients, les décisions divergent. Un modèle de coût partagé règle ce problème.

« La modélisation should-cost nous permet de savoir où nous en sommes, quel devrait être le véritable impact sur la marge, quel devrait être notre coût de composant. Elle nous donne un benchmark par rapport au marché. Si nos fournisseurs nous facturent plus cher, nous pouvons montrer quel devrait être le prix, en nous appuyant sur les analyses. »

L’équipe d’Ankit travaille à transformer les modèles de coût de Vesper en ressource partagée avec la finance. Si les achats, la R&D et la finance regardent tous les mêmes chiffres au moment de décider d’un approvisionnement, il y a moins de débats et des validations plus rapides.

Mais les modèles de coût ne servent pas seulement à l’alignement interne. Ils sont aussi la façon dont Kodiak se compare à ses concurrents. Si une marque rivale parvient à un prix en rayon plus bas, le modèle aide à repérer précisément où se situe l’écart dans la chaîne d’approvisionnement.

« Si nous voulons nous comparer à nos concurrents, comment font-ils pour atteindre un certain niveau de prix ? Un modèle should-cost nous aide à examiner toute notre chaîne d’approvisionnement, tous nos postes de coûts. Si nous voulons devenir plus compétitifs sur le marché et gagner des parts, nous devons connaître nos coûts de composants. »

Ce sont les achats vus comme une fonction de compétitivité, et plus seulement comme un centre de coûts.

Une préparation plus rapide avec Vesper Copilot

Avec une équipe de trois personnes, chaque heure de préparation compte. Ankit utilise le Copilot de Vesper avant les réunions de direction et lorsqu’il doit creuser rapidement le marché d’une matière première précise.

« En le faisant moi-même, je passerais probablement une heure environ à éplucher différentes présentations de fournisseurs. Avec le chatbot, je divise ce temps par deux. Je continue de vérifier par recoupement avec ce que disent les fournisseurs, mais l’essentiel de la recherche est fait. »

Ce gain de temps s’additionne dès qu’on le multiplie par les réunions mensuelles de direction, les dashboards bimensuels et les demandes ponctuelles de la finance. Une demi-heure gagnée ici et là, c’est du temps qu’Ankit peut consacrer au calendrier d’approvisionnement ou au modèle de couverture.

Focus fonctionnalité : Vesper Copilot

Un analyste de marché IA intégré à la plateforme. Posez une question sur n’importe quelle matière première et obtenez une réponse fondée sur les prix vérifiés, les prévisions, les éclairages des analystes et les actualités de Vesper. Chaque réponse cite ses sources, ce qui vous permet de refaire le raisonnement vous-même avant d’agir.

Monter en compétence

Ankit a rejoint un compte Vesper déjà en place chez Kodiak. Son onboarding a suivi le processus standard : un appel de lancement pour la formation générale, puis un second appel au cours duquel son Customer Success Manager a adapté la plateforme à ses catégories. Concrètement : la création de dashboards pour ses matières premières, la configuration des vues qu’il utiliserait pour son reporting auprès de la direction, et la mise en évidence de fonctionnalités qu’il n’aurait sans doute pas remarquées.

« Gabriel était patient et très compétent. Le premier appel portait sur la formation générale, le second vraiment sur l’adaptation de la plateforme et des dashboards à mes besoins. Il s’est assuré que je connaissais le Copilot et les autres fonctionnalités qui m’apporteraient le plus de valeur. »

En quelques semaines, Ankit construisait des dashboards matières premières, préparait des présentations pour la direction et utilisait Vesper comme socle de la gestion du risque matières premières de Kodiak.

L’engagement d’adoption de Vesper

Chaque utilisateur monte en compétence. Pas seulement le premier jour.

• Chaque compte dispose d’un Customer Success Manager dédié, disponible pendant toute la durée de l’abonnement

• Chaque nouvel utilisateur suit un onboarding structuré : formation générale, puis une session adaptée à ses produits, ses régions et ses workflows

• La formation est illimitée. Nouveaux arrivants, remises à niveau, approfondissements sur des fonctionnalités précises, quand vous en avez besoin

Et maintenant

L’équipe d’Ankit continue de construire. Le calendrier d’approvisionnement avance catégorie par catégorie, calé sur les cycles de récolte et le timing de marché. Un premier calcul d’économies est en préparation pour montrer ce qu’un timing d’achat aligné sur le marché permet d’économiser par rapport à l’ancienne approche de fin d’année. Et le déploiement des modèles de coût auprès de la finance se poursuit.

« Nous utilisons Vesper dans beaucoup de nos processus, à tous les niveaux. C’est un outil clé pour nous, au moment où nous mettons en place tous ces processus achats qui n’existaient pas encore forcément chez Kodiak. Nous montons en charge rapidement et nous installons tous ces processus. Et nous avons un excellent outil pour nous y aider. Ce n’est pas si souvent qu’on peut écrire sur son CV qu’on aide à construire une fonction achats de toutes pièces. C’est ce que nous faisons ici. »

Trois personnes, toutes les catégories d’ingrédients, et un outil qui les aide à jouer dans la cour des grands.