Come Kodiak Cakes costruisce una funzione acquisti che gioca oltre il suo peso

Una crescita più veloce dei processi

Kodiak Cakes è partita da un preparato per pancake. Oggi è uno dei marchi di riferimento della colazione negli Stati Uniti. Quel singolo prodotto è diventato un portafoglio completo: preparati per dolci, waffle surgelati, fiocchi d’avena, granola, barrette, muffin e sciroppo. Ogni nuovo prodotto ha portato ingredienti nuovi. Mirtilli, proteine speciali, cacao, cereali, frutta a guscio, latte. L’azienda cresce ancora in fretta, con l’ambizione di diventare un marchio da un miliardo di dollari, e ogni espansione rende il mix di ingredienti più complesso.

E il team responsabile di procurare tutto questo? Tre persone.

Ankit Shah è associate director of ingredient procurement in Kodiak Cakes. Con due colleghi si divide l’intero portafoglio di ingredienti: frutta e frutta a guscio, cereali, cacao, latte, tutto. Prima di Kodiak, Ankit ha passato anni in uno dei più grandi produttori alimentari degli Stati Uniti. Lì, acquisti strategici, acquisti operativi e gestione del rischio materie prime erano affidati a team distinti e dedicati.

In Kodiak, quei tre mestieri appartengono alle stesse persone.

“Qui indossiamo più cappelli. Nel mio lavoro precedente eravamo più acquisti strategici, e poi c’erano gli acquisti operativi. Qui invece dobbiamo essere sia strategici sia operativi. E sul lato strategico dobbiamo anche essere il nostro team di gestione del rischio materie prime.”

– Ankit Shah, associate director of ingredient procurement, Kodiak Cakes

Un mandato nuovo

Nell’ultimo anno Kodiak ha investito sugli acquisti come funzione strategica. Nuova leadership, nuovi talenti da grandi aziende di largo consumo e una direttiva chiara: gli acquisti non comprano solo ingredienti. Proteggono il margine e aiutano Kodiak a competere sul prezzo a scaffale.

“Siamo concentratissimi sul risparmio, sull’analisi dei mercati, sull’essere coperti, sull’avere contratti per ogni singola categoria.”

È molto, per tre persone. Serviva uno strumento capace di colmare il divario tra un team di tre e un reparto con organico completo.

Vesper come team di rischio materie prime

Il team acquisti ingredienti di Kodiak usa Vesper ogni giorno, in tutte le categorie che gestisce. L’intero team usa la piattaforma con costanza, che si tratti di cacao, frutta, cereali o latte.

“Non abbiamo un team di gestione del rischio materie prime. Vesper ci permette di averne uno di fatto, perché lo strumento porta quelle capacità dentro il nostro lavoro quotidiano.”

Quest’uso quotidiano attraversa più flussi di lavoro. Il team usa le previsioni AI e le analisi di mercato di Vesper per costruire una dashboard quindicinale sulle materie prime per i vertici, che copre gli ingredienti più inflattivi. Usa i modelli di costo di Vesper per lavorare con l’amministrazione sui calcoli di should-cost. E sta ora costruendo un calendario di approvvigionamento che allinea i tempi delle gare ai cicli agricoli e alle condizioni di mercato, invece di concentrare tutto a fine anno come prima.

“Invece di andare su siti diversi, strumenti diversi e mettere insieme tutto da aggiornamenti di più fornitori, Vesper ci dà una visione molto mirata di quello che fa il mercato.”

Kodiak lavora anche con Accenture per costruire modelli interni di rischio materie prime. Quando il team ha mostrato ad Accenture come usava Vesper, la reazione è stata netta.

“Accenture pensa che sia uno strumento molto buono. Ci hanno consigliato di continuare a usare Vesper come base per la gestione del rischio materie prime.”

Guadagnarsi un posto al tavolo dei vertici

Trovare il prezzo giusto è una cosa. Far sì che i vertici si fidino del numero dietro la decisione è un’altra. In Kodiak, le previsioni AI e gli intervalli di confidenza di Vesper sono diventati la lingua con cui gli acquisti parlano al resto dell’azienda.

“Ai vertici piacciono moltissimo gli intervalli di confidenza. Li vogliono vedere per ogni singola materia prima, soprattutto per quelle critiche per il conto economico. Ci aiutano a costruire conversazioni sul costo opportunità con la leadership. Rialzo, ribasso, per quanto coprire, cosa succede se non lo facciamo.”

I vertici apprezzano soprattutto poter vedere a colpo d’occhio l’affidabilità delle previsioni. Nelle riunioni mensili Ankit può aprire l’accuratezza delle previsioni per ogni singola materia prima, lì in sala. Quella trasparenza trasforma un aggiornamento sugli acquisti in una conversazione di pianificazione strategica. Le previsioni di breve periodo guidano le decisioni di acquisto immediate. Quelle di lungo periodo aiutano il team a pianificare le coperture e a valutare il rischio su tutto il portafoglio.

Anche l’amministrazione partecipa a queste conversazioni. Vede esattamente da dove arrivano i dati. Per la prima volta, acquisti e amministrazione lavorano sugli stessi fatti.

Un unico insieme di numeri per tutta l’azienda

La ricerca e sviluppo sceglie i fornitori in base alla qualità. L’amministrazione modella il margine sui prezzi dell’anno scorso. Gli acquisti negoziano in base a quello che fa il mercato adesso. Quando ognuno parte da ipotesi diverse su quanto dovrebbero costare gli ingredienti, le decisioni divergono. Un modello di costo condiviso risolve il problema.

“Il should-cost modeling ci permette di sapere dove siamo, quale dovrebbe essere il vero impatto sul margine, quale dovrebbe essere il costo dei nostri componenti. Ci dà un riferimento rispetto al mercato. Se i fornitori ci fanno pagare di più, possiamo mostrare quale dovrebbe essere il prezzo secondo i dati.”

Il team di Ankit sta lavorando per rendere i modelli di costo di Vesper una risorsa condivisa con l’amministrazione. Se acquisti, ricerca e sviluppo e amministrazione guardano gli stessi numeri quando decidono da chi comprare, ci sono meno discussioni e approvazioni più rapide.

Ma i modelli di costo non servono solo all’allineamento interno. Sono anche il modo in cui Kodiak si confronta con i concorrenti. Se un marchio rivale riesce a stare su un prezzo a scaffale più basso, il modello aiuta a capire dove si trova esattamente lo scarto nella catena di fornitura.

“Se vogliamo confrontarci con i concorrenti, come riescono a raggiungere un certo livello di prezzo? Un modello di should-cost ci aiuta a guardare tutta la nostra catena di fornitura, tutti i nostri input di costo. Se vogliamo essere più competitivi sul mercato e guadagnare quota, dobbiamo conoscere i costi dei nostri componenti.”

Sono gli acquisti come funzione competitiva, non come centro di costo.

Preparazione più rapida con Vesper Copilot

Con un team di tre persone, ogni ora di preparazione conta. Ankit usa il Copilot di Vesper prima delle riunioni con i vertici e quando deve entrare in fretta in un mercato specifico.

“Facendolo da solo, passerei probabilmente un’ora a scorrere le presentazioni dei vari fornitori. Con il chatbot il tempo si dimezza. Continuo a incrociare con quello che dicono i fornitori, ma il grosso della ricerca è fatto.”

Il tempo risparmiato si somma quando lo moltiplichi per le riunioni mensili con i vertici, le dashboard quindicinali e le richieste estemporanee dell’amministrazione. Mezz’ora qua e là è tempo che Ankit può dedicare al calendario di approvvigionamento o al modello di copertura.

Sotto i riflettori: Vesper Copilot

Un analista di mercato AI integrato nella piattaforma. Fai una domanda su qualsiasi materia prima e ottieni una risposta fondata su prezzi verificati, previsioni, letture degli analisti e notizie di Vesper. Ogni risposta include le fonti, così puoi ricostruire il ragionamento da solo prima di agire.

Entrare in velocità

Ankit è entrato in un account Vesper già esistente in Kodiak. Il suo inserimento ha seguito il processo standard: una call iniziale di formazione generale, poi una seconda in cui il suo customer success manager ha adattato la piattaforma alle sue categorie. Questo ha significato impostare le dashboard per le sue materie prime, configurare le viste da usare nei report per i vertici e segnalargli funzioni che altrimenti gli sarebbero sfuggite.

“Gabriel è stato paziente e competente. La prima call era formazione generale, la seconda serviva davvero ad adattare la piattaforma e le dashboard alle mie esigenze. Si è assicurato che conoscessi il Copilot e le altre funzioni che mi avrebbero dato più valore.”

Nel giro di poche settimane Ankit costruiva dashboard sulle materie prime, preparava presentazioni per i vertici e usava Vesper come base per la gestione del rischio materie prime di Kodiak.

La promessa di adozione di Vesper

Ogni utente entra in velocità. E non solo il primo giorno.

• Ogni account ha un customer success manager dedicato, disponibile per tutta la durata dell’abbonamento

• Ogni nuovo utente segue un percorso di inserimento strutturato: formazione generale, poi una sessione su misura per i suoi prodotti, le sue aree e i suoi flussi di lavoro

• La formazione è illimitata. Nuovi arrivi, ripassi, approfondimenti su funzioni specifiche, quando serve

Che cosa viene dopo

Il team di Ankit sta ancora costruendo. Il calendario di approvvigionamento avanza categoria per categoria, allineato ai cicli agricoli e ai tempi di mercato. È in preparazione un primo calcolo di risparmio, per mostrare quanto valga comprare seguendo i tempi del mercato rispetto al vecchio approccio di fine anno. E il passaggio dei modelli di costo all’amministrazione è in corso.

“Usiamo Vesper in molti dei nostri processi, in tutte le direzioni. È stata fondamentale mentre costruiamo tutti questi processi negli acquisti, che in Kodiak non c’erano ancora. Mentre scaliamo in fretta, stiamo mettendo in piedi tutti questi processi. E abbiamo un ottimo strumento che ci aiuta. Non capita spesso di poter scrivere sul curriculum che stai aiutando a costruire da zero una funzione acquisti. È quello che stiamo facendo qui.”

Tre persone, ogni categoria di ingredienti e uno strumento che le aiuta a giocare oltre il proprio peso.