Hoe Kodiak Cakes een inkoopfunctie bouwt die boven haar gewicht presteert

Groei die de processen inhaalt

Kodiak Cakes begon met een pannenkoekenmix. Vandaag is het een van de leidende merken op de Amerikaanse ontbijtmarkt. Dat ene product groeide uit tot een volledig portfolio: bakmixen, diepvrieswafels, havermout, granola, bars, muffincups en siroop. Elk nieuw product bracht nieuwe ingrediënten mee. Bosbessen, speciale proteïnen, cacao, granen, noten, zuivel. Het bedrijf groeit nog altijd snel en heeft de ambitie een merk van een miljard dollar te worden, en met elke uitbreiding wordt de ingrediëntenmix complexer.

Het team dat dat allemaal moet inkopen? Drie mensen.

Ankit Shah is Associate Director of Ingredient Procurement bij Kodiak Cakes. Hij en twee collega’s verdelen het volledige ingrediëntenportfolio onder elkaar: fruit en noten, granen, cacao, zuivel, alles. Voor Kodiak werkte Ankit jaren bij een van de grootste levensmiddelenproducenten van de Verenigde Staten. Daar lagen strategische inkoop, operationele inkoop en grondstofrisicomanagement elk bij een eigen, apart team.

Bij Kodiak liggen die drie taken bij dezelfde mensen.

“Hier hebben we meerdere petten op. In mijn vorige baan waren wij meer de strategische inkoop en daarnaast was er operationele inkoop. Maar hier moeten we beide zijn, strategische én operationele inkoop. En aan de strategische kant moeten we ook ons eigen team voor grondstofrisicomanagement zijn.”

– Ankit Shah, Associate Director of Ingredient Procurement, Kodiak Cakes

Een nieuw mandaat

Het afgelopen jaar heeft Kodiak geïnvesteerd in inkoop als strategische functie. Nieuwe leiding, nieuw talent uit grote FMCG-bedrijven en een duidelijke opdracht: inkoop koopt niet alleen ingrediënten. Inkoop beschermt de marge en helpt Kodiak concurreren op schapprijs.

“We zijn volledig gericht op kostenbesparing, op het analyseren van de markten, op zorgen dat we ingedekt zijn en dat we voor elke categorie contracten hebben.”

Dat is veel gevraagd voor drie mensen. Ze hadden een tool nodig die het gat kon dichten tussen een team van drie en een volledig bezette afdeling.

Vesper als team voor grondstofrisico’s

Het ingrediënteninkoopteam van Kodiak gebruikt Vesper elke dag, in alle categorieën die het beheert. Het hele team gebruikt het platform consequent, of het nu naar cacao, fruit, granen of zuivel kijkt.

“We hebben geen team voor grondstofrisicomanagement. Vesper geeft ons in feite een ad-hocteam voor grondstofrisicomanagement, omdat de tool die mogelijkheden in ons dagelijkse werk brengt.”

Dat dagelijkse gebruik loopt over meerdere workflows. Het team gebruikt de AI-prognoses en marktanalyses van Vesper om een tweewekelijks grondstofdashboard voor de directie te maken, met de ingrediënten die de hoogste inflatiedruk kennen. Het gebruikt de kostenmodellen van Vesper om samen met Finance should-cost-berekeningen te maken. En het bouwt nu een inkoopkalender die het moment van RFP’s afstemt op oogstcycli en marktomstandigheden, in plaats van alles zoals voorheen aan het eind van het jaar te doen.

“In plaats van naar verschillende websites en verschillende tools te gaan en alles bij elkaar te sprokkelen uit meerdere updates van leveranciers, geeft Vesper ons een heel gericht beeld van wat de markt doet.”

Kodiak werkt ook samen met Accenture aan interne modellen voor grondstofrisico’s. Toen het team Accenture liet zien hoe het Vesper gebruikte, was de reactie helder.

“Accenture vindt het een heel goede tool. Ze hebben ons geadviseerd Vesper te blijven gebruiken als basis voor ons grondstofrisicomanagement.”

Een plek aan de tafel van de directie verdienen

De juiste prijs vinden is één ding. De directie laten vertrouwen op het cijfer achter de beslissing is iets anders. Bij Kodiak zijn de AI-prognoses en betrouwbaarheidsintervallen van Vesper de taal geworden waarin inkoop met de rest van het bedrijf praat.

“De directie is enthousiast over de betrouwbaarheidsintervallen. Ze willen die voor elke grondstof zien, vooral voor de grondstoffen die kritisch zijn voor de P&L. Het helpt ons om met de directie gesprekken te voeren over opportuniteitskosten. Ruimte omhoog, risico omlaag, hoe lang je vastlegt, en wat er gebeurt als we dat niet doen.”

Het directieteam waardeert vooral dat het de betrouwbaarheid van prognoses in één oogopslag kan zien. In de maandelijkse overleggen kan Ankit de nauwkeurigheid van elke afzonderlijke grondstofprognose er direct bij halen. Die transparantie maakt van een inkoopupdate een strategisch planningsgesprek. Prognoses voor de korte termijn bepalen directe inkoopbeslissingen. Prognoses voor de lange termijn helpen het team om de dekking te plannen en de risico’s in het portfolio te beoordelen.

Finance zit ook bij die gesprekken. Ze zien precies waar de data vandaan komen. Voor het eerst werken inkoop en Finance vanuit dezelfde feiten.

Dezelfde cijfers in het hele bedrijf

R&D kiest leveranciers op kwaliteit. Finance modelleert de marge op basis van de prijzen van vorig jaar. Inkoop onderhandelt op basis van wat de markt nu doet. Als iedereen werkt met andere aannames over wat ingrediënten zouden moeten kosten, lopen beslissingen uit elkaar. Een gedeeld kostenmodel lost dat op.

“Met should-cost-modellering weten we waar we staan, wat de werkelijke impact op de marge zou moeten zijn en wat onze componentkosten zouden moeten zijn. Het geeft ons een benchmark tegenover de markt. Als onze leveranciers meer rekenen, kunnen we op basis van de analyses laten zien wat de prijs zou moeten zijn.”

Het team van Ankit werkt eraan om de kostenmodellen van Vesper een gedeelde bron met Finance te maken. Als inkoop, R&D en Finance bij inkoopbeslissingen allemaal naar dezelfde cijfers kijken, krijg je minder discussie en snellere goedkeuringen.

Maar kostenmodellen zijn niet alleen voor interne afstemming. Ze zijn ook de manier waarop Kodiak zich met concurrenten vergelijkt. Kan een concurrerend merk een lagere schapprijs halen, dan helpt het model natrekken waar in de keten dat verschil precies zit.

“Als we ons met onze concurrenten willen vergelijken: hoe lukt het hun om een bepaald prijspunt te halen? Een should-cost-model helpt ons om naar onze hele keten en al onze kostenposten te kijken. Willen we in de markt concurrerender worden en meer marktaandeel pakken, dan moeten we onze componentkosten kennen.”

Dat is inkoop als concurrentiefunctie, niet slechts een kostenpost.

Sneller voorbereiden met Vesper Copilot

Met een team van drie telt elk uur voorbereidingstijd. Ankit gebruikt de Copilot van Vesper voor overleggen met de directie en wanneer hij zich snel in een specifieke grondstofmarkt moet verdiepen.

“Als ik het zelf doe, ben ik waarschijnlijk ongeveer een uur bezig met het doorlopen van presentaties van verschillende leveranciers. Met de chatbot halveert die tijd. Ik leg het nog steeds naast wat leveranciers zeggen, maar het grootste deel van het onderzoek is gedaan.”

Die tijdwinst telt op als je die vermenigvuldigt over maandelijkse directieoverleggen, tweewekelijkse dashboards en ad-hocvragen van Finance. Een half uur hier en daar is tijd die Ankit in plaats daarvan aan de inkoopkalender of het hedgingmodel kan besteden.

Uitgelicht: Vesper Copilot

Een AI-marktanalist, ingebouwd in het platform. Stel een vraag over elke grondstof en krijg een antwoord dat is gebaseerd op geverifieerde prijzen, prognoses, inzichten van analisten en nieuws van Vesper. Elk antwoord bevat bronvermeldingen, zodat je de onderbouwing zelf kunt natrekken voordat je er iets mee doet.

Snel op snelheid komen

Ankit stapte in een bestaand Vesper-account bij Kodiak. Zijn onboarding volgde het standaardproces: een kick-offgesprek voor de algemene training, daarna een tweede gesprek waarin zijn Customer Success Manager het platform op zijn categorieën toespitste. Dat betekende dashboards inrichten voor zijn specifieke grondstoffen, de weergaven configureren die hij voor de rapportage aan de directie zou gebruiken, en hem wijzen op functionaliteiten die hij anders misschien had gemist.

“Gabriel was geduldig en deskundig. Het eerste gesprek was algemene training en het tweede ging echt over het platform en de dashboards afstemmen op wat ik nodig heb. Hij zorgde ervoor dat ik de Copilot kende en andere functionaliteiten die me de meeste waarde geven.”

Binnen enkele weken bouwde Ankit grondstofdashboards, bereidde hij presentaties voor de directie voor en gebruikte hij Vesper als basis voor het grondstofrisicomanagement van Kodiak.

Vespers introductiebelofte

Elke gebruiker komt op snelheid. Niet alleen op dag één.

• Elk account krijgt een eigen Customer Success Manager, beschikbaar tijdens het hele abonnement

• Elke nieuwe gebruiker doorloopt een gestructureerde onboarding: algemene training, daarna een sessie toegespitst op de eigen producten, regio’s en workflows

• Training is onbeperkt. Nieuwe collega’s, opfrissessies, de diepte in op specifieke functionaliteiten, wanneer je het nodig hebt

Wat er nu komt

Het team van Ankit bouwt nog door. De inkoopkalender komt categorie voor categorie tot stand, afgestemd op oogstcycli en markttiming. Er wordt een voorlopige besparingsberekening gemaakt die moet laten zien wat een marktgericht inkoopmoment oplevert vergeleken met de oude aanpak aan het eind van het jaar. En de uitrol van de kostenmodellen naar Finance loopt.

“We gebruiken Vesper in veel van onze processen, over de hele linie. Het is essentieel voor ons geweest terwijl we al die processen in de inkoop opbouwen die er bij Kodiak nog niet per se waren. Terwijl we snel opschalen, zetten we al die processen neer. En we hebben een geweldige tool die ons daarbij helpt. Je kunt niet vaak op je cv zetten dat je meehelpt om een inkoopfunctie van de grond af op te bouwen. Dat is precies wat we hier doen.”

Drie mensen, elke ingrediëntencategorie en een tool waarmee ze boven hun gewicht presteren.