Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door Vesper B.V.

Wij zijn Vesper B.V., ingeschreven in Nederland onder KvK-nummer 72497254, met statutaire zetel aan de Vijzelgracht 79B, 1017 HG, Amsterdam, Nederland (Vesper, wij, ons of onze).

Met deze privacyverklaring willen we je informeren over de verwerking van je persoonsgegevens. De verklaring is laatst bijgewerkt op 8 september 2026 en kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te lezen, zodat je steeds de meest actuele versie kent.

Persoonsgegevens worden door Vesper verzameld en verwerkt in overeenstemming met deze privacyverklaring en de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (AVG).

1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die een natuurlijke persoon identificeren of aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, zoals je naam, contactgegevens of betaalgegevens. Daaronder vallen niet de gegevens waarbij de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens).

We kunnen persoonsgegevens rechtstreeks van je ontvangen doordat je ze aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt of contact met ons opneemt via de contactgegevens op onze website vespertool.com (de Website) of via de applicatie van Vesper (de Applicatie). Dit omvat:

• Naam en contactgegevens zoals (zakelijk) e-mailadres, telefoonnummer, functie en de naam van het bedrijf waarvoor je werkt.
• Accountgegevens zoals inlognaam en wachtwoord.
• Financiële gegevens zoals je bankrekeningnummer.
• Gegevens over je sollicitatie op een functie bij Vesper, zoals de informatie in je sollicitatiebrief of curriculum vitae (cv), je arbeids- en opleidingsverleden en beoordelingsinformatie.
• Alle andere persoonlijke informatie of feedback die je aan ons verstrekt.

We kunnen persoonsgegevens automatisch verzamelen wanneer je onze Website en/of Applicatie bezoekt of gebruikt, zoals gegevens die via cookies worden verzameld. Dit omvat:

• Gegevens over je apparaat en browsertype (waaronder het IP-adres).
• Gegevens over je gebruik van onze Website of Applicatie, zoals de pagina's die je hebt bekeken, de hyperlinks waarop je hebt geklikt en de websites die je hebt bezocht voordat je op de Website of de Applicatie kwam.
• Je locatiegegevens.

We verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens over je.

2. Waarvoor gebruiken wij je persoonsgegevens?

We gebruiken de persoonsgegevens die we over je verzamelen voor de volgende specifieke doeleinden:

Onze diensten leveren en je account beheren. Om onze diensten aan je te leveren en je account bij ons te beheren, kunnen we je naam, contactgegevens, functie en het bedrijf waarvoor je werkt, financiële gegevens en accountgegevens verwerken. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van onze overeenkomst met je. De persoonsgegevens worden bewaard voor de duur van onze overeenkomst met je.

Onze relatie onderhouden en met je communiceren. Om onze relatie met je te onderhouden en met je te communiceren, bijvoorbeeld door je vragen te beantwoorden, kunnen we je naam, contactgegevens, accountgegevens en alle andere door je verstrekte persoonsgegevens verwerken. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van onze overeenkomst met je of de noodzaak voor onze gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld om ondersteuning te bieden en je vragen te beantwoorden). De persoonsgegevens worden bewaard tot 2 jaar na het einde van onze overeenkomst met je.

Onze Website en Applicatie beheren en beveiligen. Om onze Website en Applicatie te beheren, problemen te diagnosticeren, onze onderneming te beschermen, geschillen op te lossen of storingen te verhelpen, en om mogelijk verboden of onwettige activiteiten te voorkomen, kunnen we je IP-adres en je browsertype en -versie verwerken. De grondslag voor deze verwerking is de noodzaak voor onze gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld het runnen van onze onderneming, IT-diensten, netwerkbeveiliging en het voorkomen van fraude of andere onwettige activiteiten). De persoonsgegevens worden maximaal 24 maanden bewaard.

Onze Website en Applicatie verbeteren. Om de belangstelling voor onze Website en Applicatie te meten, deze te verbeteren en je gebruikerservaring aan te passen, kunnen we gegevens over je gebruik van onze Website of Applicatie (bijvoorbeeld de hyperlinks waarop je hebt geklikt) of je locatie verwerken. De grondslag voor deze verwerking is de noodzaak voor onze gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld om onze Website en Applicatie actueel en relevant te houden) of je toestemming. De persoonsgegevens worden 24 maanden bewaard of, als de verwerking op je toestemming is gebaseerd, tot het moment waarop je je toestemming intrekt.

Marketing en promoties. Om je te informeren over promoties en speciale aanbiedingen en over de (aanvullende) diensten die we aanbieden en die voor je interessant kunnen zijn, kunnen we je naam, accountgegevens en contactgegevens verwerken. De grondslag voor deze verwerking is je toestemming of de noodzaak voor onze gerechtvaardigde belangen (voor zover toegestaan door de toepasselijke telecommunicatie- en privacywetgeving). De persoonsgegevens worden bewaard tot 2 jaar na het einde van onze overeenkomst met je of, als de verwerking op je toestemming is gebaseerd, tot het moment waarop je je toestemming intrekt.

Recruitment. Voor recruitmentdoeleinden kunnen we je naam, contactgegevens en de informatie in je sollicitatiebrief of curriculum vitae (cv), je arbeids- en opleidingsverleden en beoordelingsinformatie verwerken. De grondslag voor deze verwerking is de noodzaak voor onze gerechtvaardigde belangen (bijvoorbeeld het beoordelen van je geschiktheid voor de functie waarop je solliciteert) of je toestemming. De persoonsgegevens worden 4 weken bewaard, tenzij we je toestemming hebben om de persoonsgegevens 1 jaar in portefeuille te houden (bijvoorbeeld om je te benaderen over openstaande functies).

Naleving van wettelijke verplichtingen. Om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen, zoals administratieve of fiscale verplichtingen op grond van de toepasselijke wetgeving, kunnen we je naam, contactgegevens, accountgegevens en financiële gegevens verwerken. De grondslag voor deze verwerking is het nakomen van onze wettelijke verplichting(en) (bijvoorbeeld fiscale en administratieve verplichtingen). De persoonsgegevens worden 7 jaar bewaard (zoals wettelijk vereist), tenzij langere bewaring nodig is om rechtsvorderingen in te stellen of ons daartegen te verweren.

3. Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor we ze hebben verzameld, waaronder het voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens vast te stellen, kijken we naar de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door onbevoegd gebruik of onbevoegde verstrekking van je persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor we je persoonsgegevens verwerken en of we die doeleinden op een andere manier kunnen bereiken, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

De bewaartermijnen voor de verschillende onderdelen van je persoonsgegevens staan in paragraaf 2 hierboven.

4. Wie kan toegang hebben tot je persoonsgegevens?

We kunnen gegevens delen met derden die gebonden zijn aan een strikte geheimhoudingsplicht en met wie (voor zover vereist) afspraken over de verwerking van persoonsgegevens zijn gemaakt.

Je persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende derden:

• Hosting- en infrastructuurleveranciers die de Website, de Applicatie en de systemen waarop onze gegevens staan draaien: DigitalOcean.
• Formulier- en CRM-leveranciers die de formulieren die je verstuurt en onze correspondentie met je verwerken: HubSpot.
• Analyseleveranciers die ons helpen te meten hoe de Website en de Applicatie worden gebruikt: Google Analytics en Mixpanel.
• Advertentieleveranciers die onze campagnes meten en je onze boodschappen op andere platforms laten zien: Google Ads, Microsoft Advertising (Bing), LinkedIn, Meta (Facebook), Reddit en lemlist. Deze ontvangen alleen gegevens als je toestemming hebt gegeven voor marketingcookies, zoals beschreven in paragraaf 7 en in ons cookiebeleid.
• Derden, instellingen of overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, om te voldoen aan wetgeving en gerechtelijke procedures, zoals het reageren op rechterlijke bevelen, om onze rechten uit te oefenen of ons te verweren tegen rechtsvorderingen. We kunnen je persoonsgegevens delen als wij naar eigen inzicht menen dat het delen van informatie nodig is om onwettige activiteiten, vermoede fraude of situaties met mogelijke bedreigingen voor de fysieke veiligheid van een persoon te onderzoeken, te voorkomen of daartegen op te treden, of als dit wettelijk vereist is.
• Derden aan wie wij delen van onze onderneming of onze activa verkopen of overdragen, of waarmee wij die samenvoegen.

We staan onze dienstverleners niet toe je persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken en geven hun alleen toestemming je persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde doeleinden en volgens onze instructies. We verkopen of verhuren je persoonsgegevens niet aan derden.

Soms werken we samen met derden om je bepaalde (betaalde) diensten of andere aanbiedingen te bieden. We mogen je persoonlijke informatie alleen met je toestemming met zulke derden delen. Waar je gegevens met derden worden gedeeld, streven we ernaar zo weinig mogelijk te delen.

5. Wat doen wij wanneer wij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte delen?

Bij de verwerking van je persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden kunnen we je persoonsgegevens in sommige gevallen doorgeven aan organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Zo zijn bijvoorbeeld enkele clouddienstverleners in de Verenigde Staten gevestigd.

In die situaties zorgen we ervoor dat de nodige waarborgen aanwezig zijn die een passend beschermingsniveau bieden voor je rechten en vrijheden als betrokkene in overeenstemming met de AVG, en dat aan aanvullende wettelijke of regelgevende vereisten voor de doorgifte wordt voldaan. Dat doen we bijvoorbeeld door standaardcontractbepalingen te sluiten die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd voor de doorgifte van persoonsgegevens, of door je persoonsgegevens door te geven aan derden die zijn gevestigd in derde landen waarvoor de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld.

Voor doorgiften naar de Verenigde Staten valt daaronder het EU-US Data Privacy Framework. Verschillende van de in paragraaf 4 genoemde leveranciers zijn onder dat kader gecertificeerd, en een doorgifte aan een gecertificeerde leverancier berust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023. Is een Amerikaanse leverancier niet gecertificeerd, dan gebruiken we in plaats daarvan de hierboven beschreven standaardcontractbepalingen.

Wil je meer informatie over de doorgifte van je persoonsgegevens en de maatregelen die wij hebben genomen, dan kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in paragraaf 10 hieronder.

6. Welke rechten heb je met betrekking tot persoonsgegevens?

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij verwerken, om te controleren of je persoonsgegevens juist en volledig zijn.
• Recht op rectificatie: je persoonsgegevens laten corrigeren als ze feitelijk onjuist of onvolledig zijn. Je kunt onvolledige gegevens die wij hebben ook laten aanvullen, met inachtneming van de doeleinden van de verwerking.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen ons gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing of vanwege persoonlijke omstandigheden. We willigen dit verzoek in als wij geen zwaarderwegende gerechtvaardigde grond voor de verwerking hebben.
• Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid): ons vragen je persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als je persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld of als je je toestemming intrekt terwijl de verwerking op toestemming is gebaseerd en er geen andere grondslag bestaat.
• Recht op beperking van de verwerking: ons vragen het gebruik van je gegevens te beperken als je daar een bijzondere reden voor hebt (bijvoorbeeld als je de juistheid van de persoonsgegevens betwist).
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: ons vragen de persoonsgegevens die op je betrekking hebben in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te verstrekken. Je kunt ons ook vragen deze persoonsgegevens aan een derde te sturen, voor zover dat haalbaar en op grond van de toepasselijke wetgeving toegestaan is.
• Recht om je toestemming in te trekken: waar wij ons op je toestemming baseren, deze op elk moment intrekken. Het intrekken van je toestemming raakt niet aan de rechtmatigheid van de verwerking die wij hebben uitgevoerd voordat je je toestemming introk. Voor cookies kun je je toestemming intrekken via de knop Cookie-instellingen onderaan elke pagina; gebruik voor al het overige de contactgegevens in paragraaf 10.
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: niet worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, is gebaseerd en dat rechtsgevolgen voor je heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wat dit bij Vesper in de praktijk betekent, staat in paragraaf 8 hieronder.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken. Onze leidende toezichthouder is de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, en je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder van het EU- of EER-land waar je woont, waar je werkt of waar het probleem volgens je is ontstaan. We stellen het echter op prijs als we je zorgen eerst zelf kunnen wegnemen, dus neem in eerste instantie contact met ons op.

Je kunt je rechten uitoefenen door een verzoek per e-mail te sturen aan Alexander Sterk, het privacycontact van Vesper, via alexander@vespertool.com. Vesper heeft geen functionaris voor gegevensbescherming in de zin van artikel 37 AVG aangesteld, en Alexander Sterk treedt niet als zodanig op; hij is de persoon die privacyvragen en -verzoeken behandelt. We handelen je verzoeken zo snel mogelijk af en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Hebben we meer tijd nodig om je verzoek af te ronden, dan kan deze termijn van één maand met twee maanden worden verlengd. In dat geval laten we je dat binnen één maand na ontvangst van je verzoek weten en leggen we de reden voor de vertraging uit.

In sommige gevallen kunnen we je verzoek afwijzen. We laten je dan de reden voor de afwijzing weten, maar alleen als de wet dat toestaat. Het kan zijn dat we specifieke informatie van je moeten opvragen om je identiteit te kunnen vaststellen en je recht op inzage in je persoonsgegevens (of de uitoefening van een van je andere rechten) te kunnen waarborgen.

7. Hoe gebruiken wij cookies en vergelijkbare technologieën?

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om gegevens te verzamelen over de bezoekers van onze Website en Applicatie, met als doel de Website en de Applicatie bij te werken en te verbeteren en onze bezoekers en klanten de beste ervaring en het meest relevante materiaal te bieden. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens je bezoek door onze Website en/of Applicatie op je apparaat worden geplaatst, informatie verzamelen en die in logbestanden opslaan.

Behalve voor functionele en analytische cookies, die een beperkte impact op je privacy hebben, hebben we je toestemming nodig om cookies te plaatsen.

We gebruiken de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies: deze zijn nodig voor het goed functioneren van de Website. Ze zorgen ervoor dat de Website je gebruikersinstellingen niet vergeet. Als er geen toestemming wordt gegeven voor analytische cookies en/of tracking cookies, blijven de Website en de Applicatie (waar mogelijk) toch werken.
• Analytische cookies: deze meten de kwaliteit en functionaliteit van onze Website door gegevens te verzamelen die ons inzicht geven in hoe onze Website en Applicatie worden gebruikt, en helpen ons zo de gebruikerservaring te verbeteren.
• Tracking cookies: deze verbeteren en personaliseren onze diensten door gegevens te verzamelen over je gedrag en je locatie (bijvoorbeeld de hyperlinks waarop je hebt geklikt). Onder deze cookies kunnen targeting- en advertentiecookies vallen die er specifiek op zijn gericht informatie van je apparaat te verzamelen om je advertenties te laten zien.

We gebruiken Google Tag Manager om cookies te plaatsen. Daarmee laden we HubSpot (onze formulieren en ons CRM), Google Analytics en Mixpanel (analyse), en Google Ads, Microsoft Advertising (Bing), LinkedIn, Meta (Facebook), Reddit en lemlist (advertenties en campagnemeting). Bij je eerste bezoek aan onze Website hebben we je om toestemming gevraagd om (bepaalde soorten) cookies te plaatsen. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de knop Cookie-instellingen onderaan elke pagina, of (bepaalde soorten) cookies blokkeren via de instellingen van je browser. Ons cookiebeleid beschrijft elke categorie, waarvoor die dient en welke leveranciers daaronder vallen.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten over je die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De forecast-, rekenkundige en analysetools van Vesper worden toegepast op grondstofmarkten, prijzen en vraag en aanbod, niet op personen. Geen enkel besluit over je prijzen, je in aanmerking komen, je kredietwaardigheid, je dienstverband of je toegang wordt geautomatiseerd genomen zonder dat er een mens bij betrokken is.

We verrichten wel beperkte profilering voor marketingdoeleinden. Als je toestemming hebt gegeven voor tracking cookies (zie paragraaf 7), kunnen wij en onze advertentiepartners gegevens over je gebruik van onze Website gebruiken om af te leiden welke van onze diensten waarschijnlijk relevant voor je zijn, en om je advertenties op andere platforms te laten zien. Deze profilering heeft geen rechtsgevolgen voor je en treft je niet in aanmerkelijke mate. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de knop voor de cookie-instellingen onderaan elke pagina, en je kunt op grond van paragraaf 6 op elk moment bezwaar maken tegen verwerking voor direct marketing.

Als we ooit geautomatiseerde besluitvorming invoeren die wel rechtsgevolgen heeft of je anderszins in aanmerkelijke mate treft, laten we je dat weten voordat die op je wordt toegepast, leggen we de onderliggende logica en de gevolgen uit en zorgen we voor de wettelijk vereiste waarborgen, waaronder een manier om menselijke tussenkomst te verkrijgen, je standpunt naar voren te brengen en het besluit aan te vechten.

9. Gegevens van kinderen

Onze Website, Applicatie en diensten zijn gericht op bedrijven en op professionals die handelen in de uitoefening van hun werk. Ze zijn niet gericht op kinderen, en we bieden onze diensten niet rechtstreeks aan kinderen aan.

We verzamelen en verwerken niet bewust persoonsgegevens van personen onder de 16 jaar. We vragen niet naar leeftijd of geboortedatum en we baseren ons niet op toestemming van ouders, omdat we niet opzettelijk diensten van de informatiemaatschappij aan kinderen aanbieden.

Denk je dat een persoon onder de 16 ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via de gegevens in paragraaf 10; wij verwijderen die gegevens dan zonder onnodige vertraging.

10. Contact

Heb je vragen of klachten over de persoonsgegevens die Vesper verwerkt, neem dan gerust contact op met Alexander Sterk, het privacycontact van Vesper, via alexander@vespertool.com. Zoals in paragraaf 6 staat, heeft Vesper geen wettelijke functionaris voor gegevensbescherming aangesteld.