De uitdaging: een drukke functie combineren met tijdvretende inkoop
Als Managing Director van Leguna GmbH, een gespecialiseerde Oostenrijkse producent van hoogwaardige walsgedroogde melkpoeders, heeft Hubert Rögl veel petten op. Zijn tijd is kostbaar: hij doet de verkoop, de klantrelaties en de inkoop. Het productieproces van Leguna, dat de eigenschappen van het poeder per klant kan aanpassen voor de chocolade-, zoetwaren- en ijsindustrie, is afhankelijk van allerlei melkcomponenten zoals melkconcentraten, room, boter en melkpoeder.
Traditioneel regelde Hubert de inkoop via een handmatig aanbestedingsproces. Dat betekende “een e-mail sturen naar een hoop handelaren en producenten,” ongeveer 20 per keer, deadlines stellen en daarna de reacties uitzoeken. Die methode was niet alleen tijdrovend, “vier of vijf uur in totaal” voor een gemiddelde aanbesteding, maar liet ook onzekerheid achter over de vraag of hij wel de best mogelijke marktprijs haalde. “Dan moet je vergelijken, aantekeningen maken, misschien overleggen… en dat kost tijd,” herinnert Hubert zich.
Het resultaat: meer efficiëntie, flinke besparingen en een breder marktbereik
Met de Vesper Marketplace heeft Hubert Rögl het inkoopproces van Leguna omgegooid. Hij bracht de tijd voor transactioneel werk drastisch terug, kreeg scherpere prijzen doordat hij meer leveranciers in beeld had, en realiseerde forse kostenbesparingen: op één inkoop alleen al bespaarde Leguna €45.000. Die margeverbetering was zo aanzienlijk dat Hubert zelfs zijn eigen klanten een betere prijs kon geven.
De belangrijkste effecten van Vesper Marketplace voor Leguna GmbH:
-
Drastische tijdwinst: de inkooptijd ging van 4 tot 5 uur per aanbesteding naar slechts 1 tot 1,5 uur voor vergelijkbare volumes op de Marketplace.
-
Flinke kostenbesparing: forse besparingen, met €45.000 op één inkoop als voorbeeld, waardoor Leguna zijn klanten scherpere prijzen kan geven.
-
Groter leveranciersnetwerk: contact met een nieuwe leverancier die nog niet in zijn directe netwerk zat, wat de concurrentie op zijn biedingen vergroot.
-
Meer markttransparantie: een helderder, realtime beeld van de marktprijzen, wat prijsvorming en zelfverzekerd beslissen mogelijk maakt.
Transactionele tijd omzetten in strategische waarde
Omdat Hubert in veel opzichten een “eenmansshow” is, is efficiëntie voor hem alles. De Vesper Marketplace pakte precies zijn grootste pijnpunt aan: de enorme hoeveelheid tijd die het traditionele aanbestedingsproces opslokte.
“Op een woensdag heb ik zeker drie tot vijf uur nodig [voor aanbestedingen],” legt Hubert uit. De Vesper Marketplace bracht dat flink terug. Over zijn eerste deals via het platform zegt hij: “De biedingen deed ik voordat het handelsvenster openging, ik had misschien 10, 15 minuten nodig, omdat het de eerste keer was… daarna ging het echt snel en ik zat eigenlijk in een andere vergadering toen beide transacties rond waren.” Hij vult aan: “Voor twee aanbestedingen, waar ik normaal zeven, acht uur voor nodig zou hebben, deed ik het [op de Marketplace] in één tot anderhalf uur in totaal.”
Die teruggewonnen tijd is van onschatbare waarde. In plaats van vast te zitten in het versturen van talloze e-mails en het vergelijken van aanbiedingen, kan Hubert nu “meer op de toekomst en op andere projecten focussen.” De Marketplace vereenvoudigt het proces, waardoor hij een groot deel van zijn behoefte snel kan indekken en het “uit zijn hoofd kan wissen”, wat ruimte in zijn hoofd vrijmaakt voor strategischer werk.
Betere prijzen door een groter bereik en meer transparantie
Huberts kijk op inkoop is open en flexibel, en dat is een belangrijke reden dat hij het maximale uit de Vesper Marketplace haalt. Met een achtergrond die ook productie omvat, weet hij kwaliteit te waarborgen en tegelijk ruimte te maken voor scherpe aanbiedingen. Hij verduidelijkt de prioriteiten van Leguna: “Voor speciale producten kunnen we verschillende soorten melkvet gebruiken. Voor ons is het melkvetgehalte de belangrijkste factor.” Waar sommige inkopers sterk letten op specifieke herkomst, zegt Hubert: “Misschien zien andere inkopers kwaliteitsverschillen tussen [EU-]herkomsten, maar wij zien dat niet als een belangrijke factor [voor wat wij nodig hebben].” Daardoor kan Leguna aanbiedingen van een breed scala aan leveranciers in de hele Europese Unie meenemen.
De Vesper Marketplace versterkt dat voordeel. “De Vesper Marketplace was eenvoudig voor mij,” zegt Hubert over het gebruiksgemak van het platform. Belangrijker nog: zijn biedingen kwamen bij een breder publiek terecht, ook bij leveranciers met wie hij nog niet had gewerkt of die niet op zijn traditionele aanbestedingen hadden gereageerd. Ook verkopers hebben iets aan dat bredere bereik, want het brengt hen in contact met extra door Vesper goedgekeurde inkopers, wat de risico’s beperkt bij transacties met nieuwe tegenpartijen. “Het was de eerste deal met een nieuwe leverancier die ik nog niet kende,” zegt Hubert ter illustratie. Een andere leverancier, die niet inschreef op zijn gelijktijdige aanbesteding per e-mail, deed via de Marketplace wél mee.
Die extra concurrentie en transparantie leidden direct tot betere prijzen en flinke besparingen. De €45.000 die op één belangrijke inkoop werd bespaard, onderstreept het financiële voordeel. “Zonder onderhandeling, het was meteen klaar,” zegt hij over hoe deals op het platform tot stand komen. Zonder de Vesper Marketplace was Leguna aangewezen op de uitkomsten van zijn traditionele aanbesteding, die in dit geval op flink hogere prijsniveaus lagen, of had het bedrijf bij ontevredenheid het proces van 4 uur later opnieuw moeten doorlopen. Door de forse besparing kon Hubert zijn eigen klanten scherpere prijzen geven en zo het voordeel van efficiënte inkoop doorgeven, zonder de marges van Leguna aan te tasten.
Voor Hubert biedt de Vesper Marketplace niet alleen biedingen, het helpt ook om “het juiste gevoel voor de echte markt te krijgen.” Ook als hij niet actief handelt, heeft hij er iets aan om de marktactiviteit te volgen. “Ik kijk ernaar, ja, als ik tijd heb,” zegt hij.
Een vooruitziende aanpak van de grondstoffenhandel
Leguna GmbH, met een geschiedenis die teruggaat tot 1927 en een moderne focus op gespecialiseerde walsgedroogde melkpoeders, omarmt innovatie. Hubert ziet platforms als de Vesper Marketplace als een belangrijk deel van de toekomst van de grondstoffenhandel. “Ik ben er zeker van dat dit een deel van de toekomst voor grondstoffen wordt, dit soort marketplace,” stelt hij.
Voor een dynamisch bedrijf als Leguna en een drukke Managing Director als Hubert Rögl biedt de Vesper Marketplace een duidelijke route naar efficiëntere, transparantere en voordeligere zuivelinkoop, zodat ze zich kunnen richten op waar ze het beste in zijn: hoogwaardige, gespecialiseerde ingrediënten maken voor hun klanten in heel Europa.
