GIE Synergie is een inkoopcoöperatie die levensmiddelenproducenten in heel Frankrijk bedient.
Ronan Potiron, Purchasing Director bij GIE, is verantwoordelijk voor de volledige zuivelinkoop van de coöperatie. Tot zijn taken horen het beheer van het leveranciersportfolio, het prijsrisicomanagement, de aanbestedingsprocessen en het zeker stellen van een stabiele, concurrerende inkoop voor de aangesloten bedrijven van GIE.
Het team van Ronan voerde al een zeer gedisciplineerde inkoop: meerdere leveranciersaanvragen, strikte portfolioregels en een zorgvuldige vergelijking van elk aanbod.
Maar aanbesteden per e-mail beperkte hun bereik en vertraagde de uitvoering. Toen ze Vesper Marketplace drie maanden testten, bracht concurrerend bieden in een breder netwerk prijsverschillen van maximaal 2 tot 3% aan het licht bij identieke boterspecificaties.
Binnen enkele maanden verplaatste GIE meer dan 50% van zijn Franse zuivelvolumes naar het platform.
Een strategie van vaak inkopen die e-mail niet kon dragen
De inkoopfilosofie van Ronan is “bon père de famille” (goed huisvader): voorzichtig, risicomijdend en gericht op stabiliteit in plaats van speculatie.
In plaats van grote aankopen van 500 ton tegen één prijspunt koopt zijn team vaak kleine volumes om de positie te vlakken. Ze houden een indekking van 2 tot 3 maanden vooruit aan en volgen de markt naar beneden als die bearish is, maar proberen nooit het absolute dieptepunt te raken.
“Onze belangrijkste prioriteit is niet risico nemen. Het gaat erom dat we ons goed positioneren, onze posities uitmiddelen en de volatiliteit vlakken. We willen tsunami’s vermijden en in plaats daarvan op de deining meesurfen.” – Ronan Potiron, Purchasing Director, GIE
De strategie was solide. Maar zonder de mogelijkheid om aanbestedingen snel en breed uit te zetten, kon GIE er niet volledig van profiteren en bleven verborgen prijsverschillen onopgemerkt.
De operationele wrijving achter de gemiste besparingen
Het team van Ronan vroeg meerdere leveranciers aan, vergeleek specificaties zorgvuldig en hield strakke regels aan over marktaandeel en herkomsten.
Maar de uitvoering was langzaam. Eén boteraankoop van 25 ton kon 30 e-mails opleveren, plus berichten via WhatsApp, sms en Teams. Reacties bijhouden en verschillende formats vergelijken kostte uren.
“We waren per deal makkelijk vijf keer zoveel tijd kwijt,” herinnert Ronan zich. “Dertig e-mails heen en weer, WhatsApps, sms’jes. En onvermijdelijk vergeet je dat je iemand niet hebt geantwoord.”
Die administratieve last leidde tot vertraging. “Dan dacht ik: ‘Ik moet boter kopen, maar dan zit ik met al die reacties, met al die rompslomp.’ Dus zei ik: ‘Ik doe het maandag.’”
Op maandag kon de markt al bewogen zijn.
Belangrijker nog: zonder zicht op het bredere leveranciersnetwerk kon GIE er niet zeker van zijn dat de uitkomst van zijn aanbestedingen de werkelijke markt weergaf.
Toen de marketplace het hele netwerk liet concurreren op identieke specificaties, kwamen de prijzen 2 tot 3% lager uit dan hun eerdere resultaten.
Gecentraliseerd bieden en meer concurrentie brachten betere prijzen aan het licht
Vesper Marketplace veranderde de workflow ingrijpend.
Een bod uitzetten kost seconden. “Zodra je specificaties staan, is het twee klikken”, legt Ronan uit. “Je maakt het bod aan, kiest de leverperiode, klikt, en het staat buiten.”
Alle reacties komen op één gestructureerde, vergelijkbare plek binnen. Meldingen laten het team weten zodra er biedingen of aanbiedingen binnenkomen.
“Dat meldingssysteem is cruciaal. Elke dag worden we eraan herinnerd om te kijken. Zonder dat glippen er dingen tussendoor.”
De grootste verandering was het bereik. Aanbestedingen per e-mail bereikten alleen de leveranciers die GIE zelf aansprak. De marketplace zette de vraag uit naar het hele goedgekeurde netwerk en maakte scherper geprijsde leveranciers zichtbaar.
“Jullie hebben ons opengesteld voor meer leveranciers die we niet op het oog hadden,” zegt Ronan. “Die paar procentpunten die we hebben gewonnen, kwamen doordat we echt in de markt zitten en kunnen vergelijken, en ook doordat jullie ons toegang gaven tot een breder netwerk.”
Zelfs de onderhandelingen buiten het platform werden beter. “Ook als we niet alles via de marketplace doen, geeft het ons al richting. We weten waar de marktprijs ligt, en daardoor zijn we veel sneller.”
Wat GIE in drie maanden ontdekte: 2 tot 3% besparing en snellere uitvoering
De eerste deals op Vesper Marketplace lieten direct betekenisvolle besparingen zien.
Als meerdere leveranciers concurreerden op identieke boterspecificaties, kwamen de prijzen 2 tot 3% lager uit dan buiten het platform.
“Ook als precies dat verschil zich niet elke keer herhaalt, is één ding duidelijk: zonder het platform hadden we die besparing nooit binnengehaald.”
De efficiëntiewinst was er direct. Wat eerst meer dan 30 berichten kostte, kostte nu twee klikken. Het team kon sneller handelen, de markt van overal volgen en zijn strategie van vaak kleine volumes kopen eindelijk uitvoeren zonder administratieve rem.
“Het platform is ons dagelijkse gereedschap geworden. Het gaat niet alleen om altijd een paar procentpunten winnen. Het gaat erom dat we weten dat we het hele netwerk hebben afgetast en dat we tegen de marktprijs inkopen, niet daarboven.” – Ronan Potiron
Sommige volumes lopen nog buiten het platform als bepaalde leveranciers er nog niet op zitten.
Hoe de Marketplace van Vesper prijstransparantie bracht zonder de inkoopstrategie bloot te leggen
De marketplace laat alle biedingen, aanbiedingen en transacties anoniem zien. Inkopers zien echte activiteit zonder dat duidelijk wordt wie erachter zit. Pas als een deal wordt gesloten, worden de identiteiten met de twee betrokken partijen gedeeld.
Het resultaat is volledige transparantie zonder de strategie in gevaar te brengen.
“Een anoniem maar transparant systeem is de enige realistische weg. Je krijgt echte markttransparantie zonder je strategie bloot te leggen.”
Over GIE
GIE Synergie is een inkoopcoöperatie die levensmiddelenproducenten in heel Frankrijk bedient.
Over Vesper Marketplace
Vesper Marketplace is een transparant handelsplatform waar inkopers en verkopers anoniem onderhandelen tot een deal wordt gesloten. Dat maakt concurrerende prijsvorming mogelijk en beschermt tegelijk de strategische positie.
