GIE Synergie to spółdzielnia zakupowa obsługująca producentów żywności w całej Francji.
Ronan Potiron, Purchasing Director w firmie GIE, nadzoruje w spółdzielni cały obszar zakupów nabiału. Do jego zadań należą zarządzanie portfelem dostawców, zarządzanie ryzykiem cenowym, procesy przetargowe oraz zapewnienie stabilnych i konkurencyjnych źródeł zakupu dla firm członkowskich GIE.
Zespół Ronana prowadził już bardzo zdyscyplinowane zakupy: wiele zapytań do dostawców, ścisłe zasady portfelowe i staranne porównywanie każdej oferty.
Jednak przetargi prowadzone przez e-mail ograniczały zasięg zespołu i spowalniały realizację. Gdy zespół przez trzy miesiące testował Vesper Marketplace, konkurencja ofert w szerszej sieci ujawniła różnice cen dochodzące do 2–3 % przy identycznych specyfikacjach masła.
W ciągu kilku miesięcy firma GIE przeniosła na platformę ponad 50 % swoich francuskich wolumenów nabiału.
Strategia częstych zakupów, której e-mail nie mógł udźwignąć
Filozofia zakupowa Ronana to „bon père de famille” (dobry gospodarz): rozważna, unikająca ryzyka i skupiona na stabilności, a nie na spekulacji.
Zamiast dużych zakupów po 500 ton w jednym punkcie cenowym jego zespół kupuje często i w małych wolumenach, aby wygładzić ekspozycję. Utrzymuje pokrycie terminowe na dwa do trzech miesięcy i podąża za rynkiem w dół, gdy ten jest w trendzie spadkowym, nigdy jednak nie próbuje trafić w absolutny dołek.
„Naszym priorytetem numer jeden nie jest podejmowanie ryzyka. Chodzi o to, żeby dobrze się pozycjonować, uśredniać ekspozycję i wygładzać zmienność. Chcemy unikać tsunami i zamiast tego płynąć na falach.” – Ronan Potiron, Purchasing Director, GIE
Strategia była słuszna. Ale bez możliwości prowadzenia przetargów szybko i na szeroką skalę firma GIE nie mogła w pełni z niej korzystać, a ukryte luki cenowe pozostawały nieodkryte.
Operacyjne tarcia stojące za utraconymi oszczędnościami
Zespół Ronana pytał wielu dostawców, starannie porównywał specyfikacje i konsekwentnie stosował jasne zasady dotyczące udziałów rynkowych i pochodzenia.
Realizacja jednak przebiegała powoli. Jeden zakup 25 ton masła mógł wywołać 30 e-maili, a do tego wiadomości na WhatsAppie, SMS-y i wiadomości w Teams. Śledzenie odpowiedzi i porównywanie różnych formatów zajmowało godziny.
„Na każdą transakcję poświęcaliśmy z łatwością pięć razy więcej czasu”, wspomina Ronan. „Trzydzieści e-maili w tę i z powrotem, WhatsAppy, SMS-y. I nieuchronnie zapomina się, że komuś się nie odpowiedziało.”
Ten ciężar administracyjny powodował opóźnienia. „Myślałem sobie: «Muszę kupić masło, ale będę musiał zająć się wszystkimi odpowiedziami, całym tym zamieszaniem». Więc mówiłem: «Zrobię to w poniedziałek».”
Do poniedziałku rynek mógł się już zmienić.
Co ważniejsze, bez wglądu w szerszą sieć dostawców firma GIE nie mogła być pewna, że wyniki jej przetargów odzwierciedlają rzeczywisty rynek.
Gdy marketplace pokazał całą sieć konkurującą o identyczne specyfikacje, ceny okazały się o 2–3 % niższe niż w dotychczasowych wynikach.
Scentralizowane oferty kupna i szersza konkurencja ujawniły lepsze ceny
Vesper Marketplace przebudował proces pracy.
Wystawienie oferty kupna zajmuje sekundy. „Kiedy specyfikacje są już ustawione, to dwa kliknięcia”, wyjaśnia Ronan. „Tworzy się ofertę kupna, wybiera okres dostawy, klika i jest wysłana.”
Wszystkie odpowiedzi trafiają do jednego uporządkowanego i porównywalnego miejsca. Alerty informują zespół, gdy tylko pojawią się oferty kupna lub sprzedaży.
„System alertów jest kluczowy. Codziennie przypomina nam, żeby sprawdzić. Bez niego sprawy przepadają.”
Największa zmiana dotyczyła zasięgu. Przetargi e-mailowe trafiały tylko do tych dostawców, z którymi firma GIE sama się kontaktowała. Marketplace rozsyłał zapytanie do całej zatwierdzonej sieci i ujawniał bardziej konkurencyjnych dostawców.
„Otworzyliście nas na kolejnych dostawców, których nie mieliśmy na celowniku”, mówi Ronan. „Te kilka punktów procentowych, które zyskaliśmy, wynikało z tego, że naprawdę jesteśmy na rynku i możemy porównywać, a także z tego, że daliście nam dostęp do szerszej sieci.”
Poprawiły się nawet negocjacje prowadzone poza platformą. „Nawet jeśli nie wszystko realizujemy przez marketplace, już samo to daje nam orientację. Wiemy, gdzie jest cena rynkowa, więc działamy znacznie szybciej.”
Co firma GIE odkryła w trzy miesiące: 2–3 % oszczędności i szybsza realizacja
Pierwsze transakcje na Vesper Marketplace od razu pokazały wymierne oszczędności.
Gdy wielu dostawców konkurowało o identyczne specyfikacje masła, ceny okazywały się o 2–3 % niższe niż poza platformą.
„Nawet jeśli dokładnie taka różnica nie powtarza się za każdym razem, jedno jest jasne: bez platformy nigdy nie zrealizowalibyśmy tych oszczędności.”
Wzrost efektywności był natychmiastowy. To, co wcześniej wymagało ponad 30 wiadomości, zajmowało teraz dwa kliknięcia. Zespół mógł działać szybciej, obserwować rynek z dowolnego miejsca i wreszcie realizować swoją strategię częstych zakupów małych wolumenów bez administracyjnego balastu.
„Platforma stała się naszym codziennym narzędziem. Nie chodzi tylko o to, żeby zawsze zyskać kilka punktów procentowych. Chodzi o świadomość, że sprawdziliśmy całą sieć i kupujemy w cenie rynkowej, a nie powyżej niej.” – Ronan Potiron
Część wolumenów pozostaje poza platformą, gdy konkretnych dostawców jeszcze na niej nie ma.
Jak Marketplace Vesper zapewnił przejrzystość cen bez ujawniania strategii zakupowej
Marketplace pokazuje wszystkie oferty kupna, oferty sprzedaży i transakcje anonimowo. Kupujący widzą rzeczywistą aktywność, nie dowiadując się, kto za nią stoi. Tożsamości poznają tylko dwie strony transakcji, dopiero po jej zamknięciu.
Efektem jest pełna przejrzystość bez narażania strategii.
„Anonimowy, ale przejrzysty system to jedyne realistyczne rozwiązanie. Daje prawdziwą przejrzystość rynku bez ujawniania własnej strategii.”
O firmie GIE
GIE Synergie to spółdzielnia zakupowa obsługująca producentów żywności w całej Francji.
O Vesper Marketplace
Vesper Marketplace to przejrzysta platforma handlowa, na której kupujący i sprzedający negocjują anonimowo do momentu zamknięcia transakcji, co umożliwia konkurencyjne odkrywanie cen przy jednoczesnej ochronie pozycji strategicznych.
