Jak Kodiak Cakes buduje funkcję zakupową, która gra w wyższej lidze

Wzrost, który wyprzedza procesy

Historia Kodiak Cakes zaczęła się od mieszanki na placki. Dziś to jedna z wiodących marek na amerykańskim rynku śniadaniowym. Z tego jednego produktu wyrosło pełne portfolio produktów: mieszanki do pieczenia, mrożone gofry, owsianka, granola, batony, muffiny w kubkach i syrop. Każdy nowy produkt oznaczał nowe składniki. Borówki, specjalistyczne białka, kakao, zboża, orzechy, nabiał. Firma nadal szybko rośnie i chce zostać marką o wartości miliarda dolarów, a każde rozszerzenie oferty komplikuje strukturę składników.

Zespół odpowiedzialny za zakup tego wszystkiego? Trzy osoby.

Ankit Shah jest Associate Director of Ingredient Procurement w Kodiak Cakes. Razem z dwoma kolegami dzieli między siebie całe portfolio składników: owoce i orzechy, zboża, kakao, nabiał, wszystko. Wcześniej, przed Kodiakiem, Ankit przez lata pracował u jednego z największych producentów żywności w USA. Tam strategiczne zakupy, zakupy operacyjne i zarządzanie ryzykiem surowcowym prowadziły osobne, dedykowane zespoły.

W Kodiaku te trzy zadania należą do tych samych osób.

„Tutaj łączymy wiele ról naraz. W poprzedniej pracy byliśmy raczej działem zakupów strategicznych, a obok był dział zakupów operacyjnych. Tutaj musimy być jednym i drugim, zakupami strategicznymi i operacyjnymi. A po stronie strategicznej musimy być też własnym zespołem zarządzania ryzykiem surowcowym.”

– Ankit Shah, Associate Director of Ingredient Procurement, Kodiak Cakes

Nowa rola zakupów

W ciągu ostatniego roku Kodiak zainwestował w zakupy jako funkcję strategiczną. Nowe kierownictwo, nowi ludzie z dużych firm FMCG i jasne wytyczne: zakupy nie tylko kupują składniki. Chronią marżę i pomagają Kodiakowi konkurować ceną na półce.

„Jesteśmy maksymalnie skupieni na oszczędnościach, analizie rynków, na tym, żeby mieć zabezpieczone zakupy i kontrakty w każdej pojedynczej kategorii.”

To bardzo dużo, jak na trzy osoby. Potrzebowali narzędzia, które zamknie lukę między trzyosobowym zespołem a w pełni obsadzonym działem.

Vesper jako zespół ds. ryzyka surowcowego

Zespół zakupów składników w Kodiaku korzysta z Vesper codziennie, we wszystkich kategoriach, którymi się zajmuje. Cały zespół używa platformy konsekwentnie, niezależnie od tego, czy patrzy na kakao, owoce, zboża czy nabiał.

„Nie mamy zespołu zarządzania ryzykiem surowcowym. Vesper w praktyce daje nam doraźny zespół zarządzania ryzykiem surowcowym, bo narzędzie wnosi te możliwości do naszej codziennej pracy.”

To codzienne korzystanie obejmuje wiele procesów. Zespół sięga po prognozy AI i analizy rynkowe Vesper, żeby co dwa tygodnie budować surowcowy panel dla zarządu, obejmujący składniki o największej presji inflacyjnej. Z modeli kosztowych Vesper korzysta w pracy z działem finansów nad kalkulacjami kosztu docelowego (should-cost). Buduje też kalendarz zakupowy, który dopasowuje terminy RFP do cykli zbiorów i sytuacji rynkowej, zamiast robić wszystko na koniec roku, jak wcześniej.

„Zamiast wchodzić na różne strony, do różnych narzędzi i składać wszystko z wielu aktualizacji od dostawców, Vesper daje nam bardzo skoncentrowany obraz tego, co robi rynek.”

Kodiak współpracuje też z Accenture nad budową wewnętrznych modeli ryzyka surowcowego. Kiedy zespół pokazał Accenture, jak korzysta z Vesper, reakcja była jednoznaczna.

„Accenture uważa, że to bardzo dobre narzędzie. Doradzili nam, żebyśmy nadal używali Vesper jako podstawy zarządzania ryzykiem surowcowym.”

Miejsce przy stole zarządu

Znalezienie właściwej ceny to jedno. Sprawienie, żeby zarząd zaufał liczbie stojącej za decyzją, to drugie. W Kodiaku prognozy AI i przedziały ufności Vesper stały się językiem, którym zakupy rozmawiają z resztą firmy.

„Zarząd uwielbia przedziały ufności. Chce je widzieć przy każdym pojedynczym surowcu, zwłaszcza przy tych krytycznych dla wyniku finansowego. Pomaga nam to prowadzić z zarządem rozmowy o kosztach alternatywnych. Potencjał w górę, ryzyko w dół, na jak długo zabezpieczać zakupy, co się stanie, jeśli tego nie zrobimy.”

Zarząd szczególnie ceni to, że wiarygodność prognozy widać na pierwszy rzut oka. Na comiesięcznych spotkaniach Ankit może wyświetlić dokładność każdej pojedynczej prognozy surowcowej, na miejscu, w sali. Ta przejrzystość zamienia aktualizację z działu zakupów w rozmowę o planowaniu strategicznym. Prognozy krótkoterminowe wpływają na bieżące decyzje zakupowe. Prognozy długoterminowe pomagają zespołowi planować pokrycie zapotrzebowania i oceniać ryzyko w całym portfolio.

W tych rozmowach uczestniczy też dział finansów. Widzi dokładnie, skąd pochodzą dane. Po raz pierwszy zakupy i finanse pracują na tym samym zestawie faktów.

Jeden zestaw liczb w całej firmie

Dział R&D wybiera dostawców na podstawie jakości. Finanse modelują marżę na cenach z poprzedniego roku. Zakupy negocjują na podstawie tego, co rynek robi w tej chwili. Kiedy każdy pracuje na innych założeniach co do tego, ile powinny kosztować składniki, decyzje się rozjeżdżają. Wspólny model kosztowy to naprawia.

„Modelowanie kosztu docelowego pozwala nam wiedzieć, gdzie stoimy, jaki powinien być rzeczywisty wpływ na marżę i ile powinien wynosić koszt naszych komponentów. Daje nam benchmark w odniesieniu do rynku. Jeśli dostawcy liczą nam więcej, możemy pokazać, ile powinna wynosić cena na podstawie analityki.”

Zespół Ankita pracuje nad tym, żeby modele kosztowe Vesper stały się wspólnym zasobem z działem finansów. Jeśli zakupy, R&D i finanse patrzą na te same liczby przy decyzjach zakupowych, sporów jest mniej, a zatwierdzenia przychodzą szybciej.

Ale modele kosztowe nie służą tylko wewnętrznym uzgodnieniom. To także sposób, w jaki Kodiak porównuje się z konkurencją. Jeśli konkurencyjna marka potrafi osiągnąć niższą cenę na półce, model pomaga wyśledzić, gdzie dokładnie w łańcuchu dostaw powstaje ta różnica.

„Jeśli chcemy porównać się z konkurentami: jak oni są w stanie osiągnąć określony poziom ceny? Model kosztu docelowego pomaga nam spojrzeć na cały nasz łańcuch dostaw, na wszystkie składniki kosztów. Jeśli chcemy być bardziej konkurencyjni na rynku i zdobyć większy udział, musimy znać koszty naszych komponentów.”

To zakupy jako funkcja konkurencyjna, a nie tylko centrum kosztów.

Szybsze przygotowanie z Vesper Copilot

W trzyosobowym zespole liczy się każda godzina przygotowań. Ankit korzysta z Vesper Copilot przed spotkaniami z zarządem i wtedy, gdy musi szybko wejść głębiej w konkretny rynek surowcowy.

„Robiąc to samodzielnie, spędziłbym prawdopodobnie około godziny na przeglądaniu różnych prezentacji dostawców. Z chatbotem czas skraca się o połowę. Nadal zestawiam to z tym, co mówią dostawcy, ale większość pracy analitycznej jest już wykonana.”

Ta oszczędność czasu sumuje się, gdy pomnożyć ją przez comiesięczne spotkania z zarządem, panele przygotowywane co dwa tygodnie i doraźne prośby z działu finansów. Pół godziny zaoszczędzone tu i tam to czas, który Ankit może przeznaczyć na kalendarz zakupowy albo model zabezpieczeń.

Wyróżniona funkcja: Vesper Copilot

Analityk rynkowy AI wbudowany w platformę. Zadaj pytanie o dowolny surowiec i otrzymaj odpowiedź opartą na zweryfikowanych cenach, prognozach, komentarzach analityków i wiadomościach z Vesper. Każda odpowiedź zawiera odnośniki do źródeł, więc możesz samodzielnie sprawdzić tok rozumowania, zanim na tej podstawie podejmiesz decyzję.

Sprawne wdrożenie

Ankit dołączył do istniejącego konta Vesper w Kodiaku. Jego wdrożenie przebiegło standardowo: rozmowa otwierająca z ogólnym szkoleniem, a potem druga rozmowa, na której jego Customer Success Manager dopasował platformę do jego kategorii. Oznaczało to ustawienie paneli dla jego konkretnych surowców, konfigurację widoków, których miał używać do raportowania dla zarządu, i wskazanie funkcji, które inaczej mógłby przeoczyć.

„Gabriel był cierpliwy i kompetentny. Pierwsza rozmowa to było ogólne szkolenie, a druga naprawdę dotyczyła dopasowania platformy i paneli do moich potrzeb. Upewnił się, że poznałem Copilot i inne funkcje, które dadzą mi najwięcej wartości.”

W ciągu kilku tygodni Ankit budował surowcowe panele, przygotowywał prezentacje dla zarządu i używał Vesper jako podstawy zarządzania ryzykiem surowcowym w Kodiaku.

Obietnica wdrożenia Vesper

Każdy użytkownik sprawnie wchodzi w platformę. Nie tylko pierwszego dnia.

• Każde konto ma dedykowanego Customer Success Managera, dostępnego przez cały okres subskrypcji

• Każdy nowy użytkownik przechodzi ustrukturyzowane wdrożenie: ogólne szkolenie, a potem sesję dopasowaną do jego produktów, regionów i procesów

• Szkolenia są nielimitowane. Nowi pracownicy, powtórki, pogłębione sesje na temat konkretnych funkcji, kiedy tylko potrzebujesz

Co dalej

Zespół Ankita nadal buduje. Kalendarz zakupowy powstaje kategoria po kategorii, dopasowany do cykli zbiorów i rytmu rynku. W przygotowaniu jest wstępna kalkulacja oszczędności, która ma pokazać, ile daje kupowanie w momentach dopasowanych do rynku w porównaniu ze starym podejściem na koniec roku. Trwa też wdrażanie modeli kosztowych w dziale finansów.

„Używamy Vesper w wielu naszych procesach, na każdym poziomie. To dla nas kluczowe, bo budujemy w zakupach wszystkie te procesy, których w Kodiaku wcześniej niekoniecznie było. Szybko się skalujemy i jednocześnie układamy wszystkie te procesy. I mamy świetne narzędzie, które nam w tym pomaga. Nieczęsto można wpisać do CV, że pomaga się budować funkcję zakupową od zera. A dokładnie to tutaj robimy.”

Trzy osoby, wszystkie kategorie składników i narzędzie, które pomaga im grać w wyższej lidze.