Wie Kodiak Cakes einen Einkauf aufbaut, der über sich hinauswächst

Wachstum, das die Prozesse überholt

Kodiak Cakes startete mit einer Pfannkuchen-Backmischung. Heute ist das Unternehmen eine der führenden Marken im US-Frühstücksmarkt. Aus diesem einen Produkt wurde ein komplettes Portfolio: Backmischungen, Tiefkühlwaffeln, Porridge, Granola, Riegel, Muffin-Cups und Sirup. Jedes neue Produkt brachte neue Zutaten mit sich. Heidelbeeren, Spezialproteine, Kakao, Getreide, Nüsse, Milchprodukte. Das Unternehmen wächst weiter schnell und hat den Anspruch, eine Milliarden-Dollar-Marke zu werden, und mit jeder Erweiterung wird der Zutatenmix komplexer.

Das Team, das all das beschafft? Drei Personen.

Ankit Shah ist Associate Director of Ingredient Procurement bei Kodiak Cakes. Er und zwei Kollegen teilen sich das gesamte Zutatenportfolio: Obst und Nüsse, Getreide, Kakao, Milchprodukte, alles. Vor Kodiak arbeitete Ankit jahrelang bei einem der größten Lebensmittelhersteller der USA. Dort lagen strategischer Einkauf, operativer Einkauf und Rohstoffrisikomanagement jeweils bei eigenen, dafür zuständigen Teams.

Bei Kodiak liegen diese drei Aufgaben bei denselben Personen.

„Hier tragen wir mehrere Hüte. In meinem früheren Job waren wir eher der strategische Einkauf, und daneben gab es den operativen Einkauf. Hier müssen wir beides sein, strategischer und operativer Einkauf. Und auf der strategischen Seite müssen wir außerdem unser eigenes Rohstoffrisikomanagement sein.“

– Ankit Shah, Associate Director of Ingredient Procurement, Kodiak Cakes

Ein neues Mandat

Im vergangenen Jahr hat Kodiak in den Einkauf als strategische Funktion investiert. Neue Führung, neue Talente aus großen Konsumgüterkonzernen und eine klare Vorgabe: Der Einkauf beschafft nicht einfach nur Zutaten. Er schützt die Marge und hilft Kodiak, beim Regalpreis wettbewerbsfähig zu sein.

„Wir sind voll auf Kostensenkungen fokussiert, auf die Analyse der Märkte, darauf, eingedeckt zu sein und für jede einzelne Kategorie Verträge zu haben.“

Das ist viel verlangt für drei Personen. Sie brauchten ein Tool, das die Lücke zwischen einem Dreier-Team und einer vollständig besetzten Abteilung schließt.

Vesper als Team für Rohstoffrisiken

Kodiaks Einkaufsteam für Zutaten nutzt Vesper jeden Tag, in allen Kategorien, die es betreut. Das gesamte Team nutzt die Plattform konsequent, ob es um Kakao, Obst, Getreide oder Milchprodukte geht.

„Wir haben kein Team für Rohstoffrisikomanagement. Vesper verschafft uns im Grunde ein Ad-hoc-Team für Rohstoffrisikomanagement, weil das Tool diese Fähigkeiten in unsere täglichen Aufgaben hineinträgt.“

Diese tägliche Nutzung erstreckt sich über mehrere Arbeitsabläufe. Das Team nutzt Vespers KI-Prognosen und Marktanalysen, um ein vierzehntägiges Rohstoff-Dashboard für die Führung zu erstellen, das die Zutaten mit dem größten Inflationsdruck abdeckt. Es nutzt Vespers Kostenmodelle, um mit der Finanzabteilung Should-Cost-Kalkulationen zu erarbeiten. Und es baut inzwischen einen Beschaffungskalender auf, der den Zeitpunkt von RFPs an Erntezyklen und Marktlage ausrichtet, statt wie früher alles zum Jahresende abzuwickeln.

„Statt auf verschiedene Websites und in verschiedene Tools zu gehen und alles aus mehreren Lieferanten-Updates zusammenzustückeln, gibt uns Vesper einen sehr fokussierten Blick auf das, was der Markt macht.“

Kodiak arbeitet außerdem mit Accenture zusammen, um interne Modelle für Rohstoffrisiken aufzubauen. Als das Team Accenture zeigte, wie es Vesper einsetzt, war die Reaktion eindeutig.

„Accenture hält es für ein sehr gutes Tool. Sie haben uns geraten, Vesper weiterhin als Basis für unser Rohstoffrisikomanagement zu nutzen.“

Einen Platz am Tisch der Führung verdienen

Den richtigen Preis zu finden ist eine Sache. Die Führung dazu zu bringen, der Zahl hinter der Entscheidung zu vertrauen, ist eine andere. Bei Kodiak sind Vespers KI-Prognosen und Konfidenzintervalle zur Sprache geworden, in der der Einkauf mit dem restlichen Unternehmen spricht.

„Die Führung liebt die Konfidenzintervalle. Sie will sie für jeden einzelnen Rohstoff sehen, besonders für die, die für die P&L kritisch sind. Das hilft uns, mit der Führung Gespräche über Opportunitätskosten zu führen. Chancen nach oben, Risiken nach unten, wie lange man sich eindeckt, was passiert, wenn wir es nicht tun.“

Das Führungsteam schätzt besonders, die Verlässlichkeit der Prognosen auf einen Blick sehen zu können. In den monatlichen Meetings kann Ankit die Prognosegenauigkeit für jede einzelne Rohstoffprognose direkt im Raum aufrufen. Diese Transparenz macht aus einem Einkaufsupdate ein strategisches Planungsgespräch. Kurzfristige Prognosen fließen in unmittelbare Einkaufsentscheidungen ein. Langfristige Prognosen helfen dem Team, die Eindeckung zu planen und die Risiken im Portfolio zu bewerten.

Die Finanzabteilung sitzt bei diesen Gesprächen mit am Tisch. Sie sieht genau, woher die Daten kommen. Zum ersten Mal arbeiten Einkauf und Finanzabteilung mit derselben Faktenlage.

Dieselben Zahlen im ganzen Unternehmen

Die F&E wählt Lieferanten nach Qualität aus. Die Finanzabteilung modelliert die Marge auf Basis der Preise des Vorjahres. Der Einkauf verhandelt auf Basis dessen, was der Markt gerade macht. Wenn alle mit unterschiedlichen Annahmen darüber arbeiten, was Zutaten kosten sollten, driften die Entscheidungen auseinander. Ein gemeinsames Kostenmodell behebt das.

„Die Should-Cost-Kalkulation zeigt uns, wo wir stehen, wie sich die Marge tatsächlich auswirken müsste und wie hoch unsere Komponentenkosten sein sollten. Sie gibt uns eine Benchmark gegenüber dem Markt. Wenn unsere Lieferanten mehr verlangen, können wir anhand der Analysen zeigen, wie hoch der Preis sein müsste.“

Ankits Team arbeitet daran, Vespers Kostenmodelle zu einer gemeinsamen Ressource mit der Finanzabteilung zu machen. Wenn Einkauf, F&E und Finanzabteilung bei Beschaffungsentscheidungen alle auf dieselben Zahlen schauen, gibt es weniger Diskussionen und schnellere Freigaben.

Kostenmodelle dienen aber nicht nur der internen Abstimmung. Sie sind auch der Weg, über den Kodiak sich mit Wettbewerbern vergleicht. Wenn eine konkurrierende Marke einen niedrigeren Regalpreis erreicht, hilft das Modell nachzuvollziehen, wo genau in der Lieferkette die Lücke sitzt.

„Wenn wir uns mit unseren Wettbewerbern vergleichen wollen: Wie schaffen die es, einen bestimmten Preispunkt zu erreichen? Ein Should-Cost-Modell hilft uns, unsere gesamte Lieferkette und alle unsere Kostenpositionen anzuschauen. Wenn wir im Markt wettbewerbsfähiger werden und mehr Marktanteile gewinnen wollen, müssen wir unsere Komponentenkosten kennen.“

Das ist Einkauf als Wettbewerbsfunktion, nicht bloß als Kostenstelle.

Schnellere Vorbereitung mit Vesper Copilot

Bei einem Dreier-Team zählt jede Stunde Vorbereitungszeit. Ankit nutzt Vespers Copilot vor Führungsmeetings und wenn er sich schnell in einen bestimmten Rohstoffmarkt einarbeiten muss.

„Wenn ich es selbst mache, brauche ich wahrscheinlich rund eine Stunde, um verschiedene Lieferantenpräsentationen durchzugehen. Mit dem Chatbot halbiert sich meine Zeit. Ich gleiche es weiterhin mit den Aussagen der Lieferanten ab, aber der Großteil der Recherche ist erledigt.“

Diese Zeitersparnis summiert sich, wenn man sie über monatliche Führungsmeetings, vierzehntägige Dashboards und Ad-hoc-Anfragen aus der Finanzabteilung multipliziert. Eine halbe Stunde hier und dort ist Zeit, die Ankit stattdessen in den Beschaffungskalender oder das Hedging-Modell stecken kann.

Funktion im Fokus: Vesper Copilot

Ein KI-Marktanalyst, direkt in die Plattform eingebaut. Stellen Sie eine Frage zu einem beliebigen Rohstoff und erhalten Sie eine Antwort, die auf verifizierten Preisen, Prognosen, Analysteneinschätzungen und Nachrichten von Vesper beruht. Jede Antwort enthält Quellenangaben, damit Sie die Argumentation selbst nachvollziehen können, bevor Sie darauf aufbauend handeln.

Schnell einsatzbereit

Ankit stieg in einen bestehenden Vesper-Account bei Kodiak ein. Sein Onboarding folgte dem Standardprozess: ein Kick-off-Call für die allgemeine Einführung, dann ein zweiter Call, in dem sein Customer Success Manager die Plattform auf seine Kategorien zuschnitt. Dazu gehörte, Dashboards für seine spezifischen Rohstoffe einzurichten, die Ansichten zu konfigurieren, die er für das Reporting an die Führung nutzen würde, und ihn auf Funktionen hinzuweisen, die er sonst vielleicht übersehen hätte.

„Gabriel war geduldig und kompetent. Der erste Call war eine allgemeine Einführung, im zweiten ging es wirklich darum, die Plattform und die Dashboards auf meine Bedürfnisse zuzuschneiden. Er hat dafür gesorgt, dass ich den Copilot und andere Funktionen kannte, die mir den größten Nutzen bringen.“

Innerhalb weniger Wochen baute Ankit Rohstoff-Dashboards, bereitete Präsentationen für die Führung vor und nutzte Vesper als Basis für Kodiaks Rohstoffrisikomanagement.

Vespers Einführungsversprechen

Jeder Nutzer wird schnell einsatzbereit. Nicht nur am ersten Tag.

• Jeder Account erhält einen eigenen Customer Success Manager, der über die gesamte Laufzeit des Abonnements verfügbar ist

• Jeder neue Nutzer durchläuft ein strukturiertes Onboarding: eine allgemeine Einführung, dann eine Sitzung, die auf seine Produkte, Regionen und Arbeitsabläufe zugeschnitten ist

• Trainings sind unbegrenzt. Neue Kollegen, Auffrischungen, tiefere Einblicke in einzelne Funktionen, wann immer Sie sie brauchen

Wie es weitergeht

Ankits Team baut weiter. Der Beschaffungskalender entsteht Kategorie für Kategorie, ausgerichtet an Erntezyklen und Markt-Timing. Eine vorläufige Einsparungsrechnung ist in Arbeit, die zeigen soll, was ein marktorientierter Einkaufszeitpunkt gegenüber dem alten Vorgehen zum Jahresende einspart. Und die Einführung der Kostenmodelle in der Finanzabteilung läuft.

„Wir setzen Vesper in vielen unserer Prozesse ein, quer durch alle Bereiche. Es ist entscheidend für uns, während wir all diese Prozesse im Einkauf aufbauen, die es bei Kodiak so noch nicht gab. Während wir schnell skalieren, setzen wir all diese Prozesse auf. Und wir haben ein großartiges Tool, das uns dabei hilft. Man kann nicht oft in seinen Lebenslauf schreiben, dass man eine Einkaufsfunktion von Grund auf mitaufbaut. Genau das machen wir hier.“

Drei Personen, jede Zutatenkategorie und ein Tool, mit dem sie über sich hinauswachsen.