Ανάπτυξη που τρέχει πιο γρήγορα από τις διαδικασίες
Η Kodiak Cakes ξεκίνησε με ένα μείγμα για τηγανίτες. Σήμερα είναι ένα από τα κορυφαία brands στο πρωινό των ΗΠΑ. Εκείνο το ένα προϊόν έγινε ολόκληρο χαρτοφυλάκιο: μείγματα αρτοποιίας, κατεψυγμένες βάφλες, νιφάδες βρώμης, granola, μπάρες, muffins και σιρόπι. Κάθε νέο προϊόν έφερε νέα συστατικά. Μύρτιλα, ειδικές πρωτεΐνες, κακάο, δημητριακά, ξηροί καρποί, γαλακτοκομικά. Η εταιρεία μεγαλώνει ακόμη γρήγορα, με φιλοδοξία να γίνει brand του ενός δισεκατομμυρίου δολαρίων, και κάθε επέκταση κάνει το μείγμα των συστατικών πιο σύνθετο.
Και η ομάδα που είναι υπεύθυνη να τα προμηθεύεται όλα αυτά; Τρία άτομα.
Ο Ankit Shah είναι associate director of ingredient procurement στην Kodiak Cakes. Μαζί με δύο συναδέλφους μοιράζονται ολόκληρο το χαρτοφυλάκιο συστατικών: φρούτα και ξηρούς καρπούς, δημητριακά, κακάο, γαλακτοκομικά, τα πάντα. Πριν από την Kodiak, ο Ankit πέρασε χρόνια σε έναν από τους μεγαλύτερους παρασκευαστές τροφίμων των ΗΠΑ. Εκεί, οι στρατηγικές αγορές, οι λειτουργικές αγορές και η διαχείριση κινδύνου εμπορευμάτων ήταν ευθύνη ξεχωριστών, αποκλειστικών ομάδων.
Στην Kodiak, αυτές οι τρεις δουλειές ανήκουν στους ίδιους ανθρώπους.
“Εδώ φοράμε πολλά καπέλα. Στην προηγούμενη δουλειά μου ήμασταν περισσότερο στρατηγικές αγορές, και μετά είχαμε τις λειτουργικές αγορές. Εδώ όμως πρέπει να είμαστε και στρατηγικές και λειτουργικές αγορές. Και στο στρατηγικό σκέλος, πρέπει να είμαστε και η δική μας ομάδα διαχείρισης κινδύνου εμπορευμάτων.”
– Ankit Shah, associate director of ingredient procurement, Kodiak Cakes
Μια νέα εντολή
Τον τελευταίο χρόνο η Kodiak επένδυσε στις αγορές ως στρατηγική λειτουργία. Νέα ηγεσία, νέα στελέχη από μεγάλες εταιρείες καταναλωτικών προϊόντων και μια ξεκάθαρη εντολή: οι αγορές δεν αγοράζουν απλώς συστατικά. Προστατεύουν το περιθώριο και βοηθούν την Kodiak να ανταγωνίζεται στην τιμή ραφιού.
“Είμαστε απόλυτα εστιασμένοι στην εξοικονόμηση κόστους, στην ανάλυση των αγορών, στο να είμαστε καλυμμένοι, στο να έχουμε συμβόλαια για κάθε μία κατηγορία.”
Είναι πολλά για τρία άτομα. Χρειάζονταν ένα εργαλείο που θα μπορούσε να κλείσει το κενό ανάμεσα σε μια τριμελή ομάδα και ένα πλήρως στελεχωμένο τμήμα.
Η Vesper ως ομάδα κινδύνου εμπορευμάτων
Η ομάδα αγορών συστατικών της Kodiak χρησιμοποιεί τη Vesper κάθε μέρα, σε κάθε κατηγορία που διαχειρίζεται. Όλη η ομάδα χρησιμοποιεί την πλατφόρμα με συνέπεια, είτε κοιτάζει κακάο, φρούτα, δημητριακά ή γαλακτοκομικά.
“Δεν έχουμε ομάδα διαχείρισης κινδύνου εμπορευμάτων. Η Vesper μάς επιτρέπει να έχουμε στην ουσία μία, γιατί το εργαλείο φέρνει αυτές τις δυνατότητες μέσα στην καθημερινή μας δουλειά.”
Αυτή η καθημερινή χρήση διατρέχει πολλές ροές εργασίας. Η ομάδα χρησιμοποιεί τις προβλέψεις AI και τις αναλύσεις αγοράς της Vesper για να φτιάχνει ένα δεκαπενθήμερο dashboard εμπορευμάτων για τη διοίκηση, που καλύπτει τα πιο πληθωριστικά συστατικά. Χρησιμοποιεί τα μοντέλα κόστους της Vesper για να δουλεύει με το οικονομικό τμήμα στους υπολογισμούς should-cost. Και χτίζει τώρα ένα ημερολόγιο προμηθειών που ευθυγραμμίζει τον χρόνο των διαγωνισμών με τους κύκλους των καλλιεργειών και τις συνθήκες της αγοράς, αντί να τρέχει τα πάντα στο τέλος του έτους όπως πριν.
“Αντί να πηγαίνουμε σε διαφορετικούς ιστότοπους, διαφορετικά εργαλεία και να συνθέτουμε τα πάντα από ενημερώσεις πολλών προμηθευτών, η Vesper μάς δίνει μια πολύ εστιασμένη εικόνα του τι κάνει η αγορά.”
Η Kodiak συνεργάζεται επίσης με την Accenture για να χτίσει εσωτερικά μοντέλα κινδύνου εμπορευμάτων. Όταν η ομάδα έδειξε στην Accenture πώς χρησιμοποιούσε τη Vesper, η αντίδραση ήταν ξεκάθαρη.
“Η Accenture θεωρεί ότι είναι πολύ καλό εργαλείο. Μας συμβούλεψαν να συνεχίσουμε να χρησιμοποιούμε τη Vesper ως βάση για τη διαχείριση κινδύνου εμπορευμάτων.”
Να κερδίζεις θέση στο τραπέζι της διοίκησης
Το να βρεις τη σωστή τιμή είναι ένα πράγμα. Το να εμπιστευτεί η διοίκηση το νούμερο πίσω από την απόφαση είναι άλλο. Στην Kodiak, οι προβλέψεις AI και τα διαστήματα εμπιστοσύνης της Vesper έγιναν η γλώσσα με την οποία οι αγορές μιλούν στην υπόλοιπη επιχείρηση.
“Στη διοίκηση αρέσουν πάρα πολύ τα διαστήματα εμπιστοσύνης. Θέλουν να τα βλέπουν για κάθε ένα εμπόρευμα, ιδίως για όσα είναι κρίσιμα για τα αποτελέσματα. Μας βοηθούν να ανοίγουμε συζητήσεις κόστους ευκαιρίας με τη διοίκηση. Ανοδικό σενάριο, καθοδικό, για πόσο να κλείσουμε, τι γίνεται αν δεν το κάνουμε.”
Η διοικητική ομάδα εκτιμά ιδιαίτερα το ότι μπορεί να βλέπει με μια ματιά την αξιοπιστία των προβλέψεων. Στις μηνιαίες συναντήσεις ο Ankit μπορεί να ανοίξει την ακρίβεια της πρόβλεψης για κάθε επιμέρους εμπόρευμα, εκεί μπροστά τους. Αυτή η διαφάνεια μετατρέπει μια ενημέρωση αγορών σε συζήτηση στρατηγικού σχεδιασμού. Οι βραχυπρόθεσμες προβλέψεις τροφοδοτούν τις άμεσες αποφάσεις αγορών. Οι μακροπρόθεσμες βοηθούν την ομάδα να σχεδιάζει την κάλυψη και να αξιολογεί τον κίνδυνο σε όλο το χαρτοφυλάκιο.
Στις συζητήσεις αυτές συμμετέχει και το οικονομικό τμήμα. Βλέπει ακριβώς από πού προέρχονται τα δεδομένα. Για πρώτη φορά, αγορές και οικονομικό τμήμα δουλεύουν πάνω στα ίδια γεγονότα.
Ένα σύνολο νούμερων για όλη την επιχείρηση
Η έρευνα και ανάπτυξη διαλέγει προμηθευτές με βάση την ποιότητα. Το οικονομικό τμήμα μοντελοποιεί το περιθώριο με τις περσινές τιμές. Οι αγορές διαπραγματεύονται με βάση το τι κάνει η αγορά τώρα. Όταν ο καθένας ξεκινά από διαφορετικές παραδοχές για το πόσο πρέπει να κοστίζουν τα συστατικά, οι αποφάσεις αποκλίνουν. Ένα κοινό μοντέλο κόστους το λύνει αυτό.
“Το should-cost modeling μάς επιτρέπει να ξέρουμε πού βρισκόμαστε, ποια πρέπει να είναι η πραγματική επίδραση στο περιθώριο, ποιο πρέπει να είναι το κόστος των συστατικών μας. Μας δίνει σημείο αναφοράς απέναντι στην αγορά. Αν οι προμηθευτές μάς χρεώνουν παραπάνω, μπορούμε να δείξουμε ποια πρέπει να είναι η τιμή με βάση τα δεδομένα.”
Η ομάδα του Ankit δουλεύει για να κάνει τα μοντέλα κόστους της Vesper κοινό πόρο με το οικονομικό τμήμα. Αν αγορές, έρευνα και ανάπτυξη και οικονομικό τμήμα κοιτάζουν τα ίδια νούμερα όταν αποφασίζουν από πού θα προμηθευτούν, έχεις λιγότερες διαφωνίες και γρηγορότερες εγκρίσεις.
Τα μοντέλα κόστους όμως δεν είναι μόνο για την εσωτερική ευθυγράμμιση. Είναι και ο τρόπος με τον οποίο η Kodiak συγκρίνεται με τους ανταγωνιστές. Αν ένα αντίπαλο brand πετυχαίνει χαμηλότερη τιμή ραφιού, το μοντέλο βοηθά να εντοπιστεί πού ακριβώς βρίσκεται το κενό μέσα στην εφοδιαστική αλυσίδα.
“Αν θέλουμε να συγκριθούμε με τους ανταγωνιστές μας, πώς καταφέρνουν να φτάσουν σε ένα ορισμένο επίπεδο τιμής; Ένα μοντέλο should-cost μάς βοηθά να δούμε ολόκληρη την εφοδιαστική μας αλυσίδα, όλα τα κόστη εισροών μας. Αν θέλουμε να γίνουμε πιο ανταγωνιστικοί στην αγορά και να κερδίσουμε μερίδιο, πρέπει να ξέρουμε το κόστος των συστατικών μας.”
Αυτό είναι οι αγορές ως ανταγωνιστική λειτουργία, όχι ως κέντρο κόστους.
Πιο γρήγορη προετοιμασία με το Vesper Copilot
Με τριμελή ομάδα, κάθε ώρα προετοιμασίας μετράει. Ο Ankit χρησιμοποιεί το Copilot της Vesper πριν από τις συναντήσεις με τη διοίκηση και όταν χρειάζεται να μπει γρήγορα σε μια συγκεκριμένη αγορά.
“Κάνοντάς το μόνος μου, μάλλον θα ξόδευα περίπου μία ώρα διατρέχοντας παρουσιάσεις διαφορετικών προμηθευτών. Με το chatbot ο χρόνος μου κόβεται στο μισό. Εξακολουθώ να διασταυρώνω με όσα λένε οι προμηθευτές, αλλά ο όγκος της έρευνας έχει γίνει.”
Αυτός ο χρόνος αθροίζεται όταν τον πολλαπλασιάσεις με τις μηνιαίες συναντήσεις διοίκησης, τα δεκαπενθήμερα dashboards και τα έκτακτα αιτήματα του οικονομικού τμήματος. Μισή ώρα εδώ κι εκεί είναι χρόνος που ο Ankit μπορεί να αφιερώσει στο ημερολόγιο προμηθειών ή στο μοντέλο αντιστάθμισης.
Στο επίκεντρο: Vesper Copilot
Ένας αναλυτής αγοράς με AI ενσωματωμένος στην πλατφόρμα. Κάνε μια ερώτηση για οποιοδήποτε εμπόρευμα και πάρε απάντηση θεμελιωμένη σε επαληθευμένες τιμές, προβλέψεις, αναγνώσεις αναλυτών και ειδήσεις της Vesper. Κάθε απάντηση περιλαμβάνει παραπομπές στις πηγές, ώστε να μπορείς να ανασυνθέσεις μόνος σου το σκεπτικό πριν δράσεις.
Να μπαίνεις γρήγορα στο πνεύμα
Ο Ankit μπήκε σε έναν ήδη υπάρχοντα λογαριασμό Vesper στην Kodiak. Η ένταξή του ακολούθησε την τυπική διαδικασία: μια αρχική κλήση γενικής εκπαίδευσης και μετά μια δεύτερη, όπου ο customer success manager του προσάρμοσε την πλατφόρμα στις κατηγορίες του. Αυτό σήμαινε να στηθούν dashboards για τα δικά του εμπορεύματα, να διαμορφωθούν οι όψεις που θα χρησιμοποιούσε για τις αναφορές προς τη διοίκηση και να του υποδειχθούν λειτουργίες που αλλιώς μπορεί να του είχαν διαφύγει.
“Ο Gabriel ήταν υπομονετικός και γνώστης. Η πρώτη κλήση ήταν γενική εκπαίδευση και η δεύτερη αφορούσε πραγματικά την προσαρμογή της πλατφόρμας και των dashboards στις ανάγκες μου. Φρόντισε να μάθω για το Copilot και για τις άλλες λειτουργίες που θα μου έδιναν τη μεγαλύτερη αξία.”
Μέσα σε λίγες εβδομάδες ο Ankit έχτιζε dashboards εμπορευμάτων, ετοίμαζε παρουσιάσεις για τη διοίκηση και χρησιμοποιούσε τη Vesper ως βάση για τη διαχείριση κινδύνου εμπορευμάτων της Kodiak.
Η υπόσχεση υιοθέτησης της Vesper
Κάθε χρήστης μπαίνει γρήγορα στο πνεύμα. Και όχι μόνο την πρώτη μέρα.
-
Κάθε λογαριασμός έχει αποκλειστικό customer success manager, διαθέσιμο σε όλη τη διάρκεια της συνδρομής
-
Κάθε νέος χρήστης περνά από δομημένη ένταξη: γενική εκπαίδευση και μετά μια συνεδρία προσαρμοσμένη στα προϊόντα, τις περιοχές και τις ροές εργασίας του
-
Η εκπαίδευση είναι απεριόριστη. Νέοι συνεργάτες, επαναλήψεις, βαθύτερες βουτιές σε συγκεκριμένες λειτουργίες, όποτε χρειάζεται
Τι έρχεται
Η ομάδα του Ankit χτίζει ακόμη. Το ημερολόγιο προμηθειών προχωρά κατηγορία με κατηγορία, ευθυγραμμισμένο με τους κύκλους των καλλιεργειών και τον χρόνο της αγοράς. Ετοιμάζεται ένας πρώτος υπολογισμός εξοικονόμησης, που θα δείχνει πόσο αξίζει να αγοράζεις με τον χρόνο της αγοράς σε σχέση με την παλιά προσέγγιση του τέλους του έτους. Και το πέρασμα των μοντέλων κόστους στο οικονομικό τμήμα βρίσκεται σε εξέλιξη.
“Χρησιμοποιούμε τη Vesper σε πολλές από τις διαδικασίες μας, σε όλα τα μέτωπα. Ήταν καθοριστική καθώς χτίζουμε όλες αυτές τις διαδικασίες στις αγορές, που στην Kodiak δεν υπήρχαν ακόμη. Καθώς μεγαλώνουμε γρήγορα, στήνουμε όλες αυτές τις διαδικασίες. Και έχουμε ένα εξαιρετικό εργαλείο να μας βοηθά. Δεν σου τυχαίνει συχνά να μπορείς να γράψεις στο βιογραφικό σου ότι βοηθάς να χτιστεί μια λειτουργία αγορών από το μηδέν. Αυτό κάνουμε εδώ.”
Τρία άτομα, κάθε κατηγορία συστατικών και ένα εργαλείο που τους βοηθά να παίζουν πάνω από τα μέτρα τους.
