Un crecimiento que va más rápido que los procesos
Kodiak Cakes empezó con una mezcla para panqueques. Hoy es una de las marcas líderes del desayuno en Estados Unidos. Ese único producto se convirtió en una cartera completa: mezclas para hornear, waffles congelados, avena, granola, barras, vasitos de muffin y jarabe. Cada nuevo producto trajo consigo nuevos ingredientes. Arándanos, proteínas de especialidad, cacao, cereales, frutos secos, lácteos. La empresa sigue creciendo rápido, con la ambición de convertirse en una marca de mil millones de dólares, y cada expansión hace más compleja la mezcla de ingredientes.
¿El equipo responsable de abastecer todo eso? Tres personas.
Ankit Shah es Associate Director of Ingredient Procurement en Kodiak Cakes. Él y dos compañeros se reparten toda la cartera de ingredientes: frutas y frutos secos, cereales, cacao, lácteos, todo. Antes de Kodiak, Ankit pasó años en uno de los mayores fabricantes de alimentos de Estados Unidos. Allí, las compras estratégicas, la compra operativa y la gestión del riesgo de materias primas estaban en manos de equipos separados y dedicados a cada cosa.
En Kodiak, esos tres trabajos recaen en las mismas personas.
«Aquí cada uno desempeña varios papeles. En mi trabajo anterior éramos más bien compras estratégicas y luego teníamos compras operativas. Pero aquí tenemos que ser las dos cosas, compras estratégicas y compras operativas. Y en la parte estratégica, además tenemos que ser nuestro propio equipo de gestión del riesgo de materias primas».
– Ankit Shah, Associate Director of Ingredient Procurement, Kodiak Cakes
Un nuevo mandato
Durante el último año, Kodiak ha invertido en compras como función estratégica. Nueva dirección, nuevo talento procedente de grandes empresas de consumo masivo y una instrucción clara: el área de compras no solo compra ingredientes. Protege el margen y ayuda a Kodiak a competir en el precio de venta al público.
«Estamos totalmente centrados en el ahorro de costos, en analizar los mercados, en asegurarnos de estar cubiertos, en asegurarnos de tener contratos para cada categoría».
Es mucho pedir para tres personas. Necesitaban una herramienta capaz de cerrar la brecha entre un equipo de tres y un departamento con todo su personal.
Vesper como equipo de riesgo de materias primas
El equipo de compras de ingredientes de Kodiak usa Vesper todos los días, en todas las categorías que gestiona. Todo el equipo utiliza la plataforma de forma religiosa, ya esté mirando cacao, frutas, cereales o lácteos.
«No tenemos un equipo de gestión del riesgo de materias primas. Vesper nos permite tener, en la práctica, un equipo de gestión del riesgo de materias primas ad hoc, porque la herramienta incorpora esas capacidades a nuestro trabajo diario».
Ese uso diario abarca varios flujos de trabajo. El equipo recurre a las previsiones de IA y a los análisis de mercado de Vesper para elaborar un panel de control quincenal de materias primas para la dirección, centrado en sus ingredientes con mayor inflación. Usa los modelos de costos de Vesper para trabajar con finanzas en los cálculos should-cost. Y ahora está construyendo un calendario de abastecimiento que alinea el momento de cada RFP con los ciclos de cultivo y las condiciones del mercado, en lugar de concentrarlo todo a final de año como antes.
«En lugar de entrar en distintas webs, distintas herramientas y armar el rompecabezas con las actualizaciones de varios proveedores, Vesper nos da una visión muy enfocada de lo que está haciendo el mercado».
Kodiak también trabaja con Accenture para desarrollar modelos internos de riesgo de materias primas. Cuando el equipo le mostró a Accenture cómo estaba usando Vesper, la reacción fue directa.
«Accenture cree que es una herramienta muy buena. Nos han recomendado seguir usando Vesper como base para la gestión del riesgo de materias primas».
Ganarse un lugar en la mesa de la dirección
Encontrar el precio adecuado es una cosa. Conseguir que la dirección confíe en la cifra que hay detrás de la decisión es otra. En Kodiak, las previsiones de IA y los intervalos de confianza de Vesper se han convertido en el lenguaje con el que compras habla con el resto de la empresa.
«A la dirección le encantan los intervalos de confianza. Quieren verlos para cada materia prima, en particular las que son críticas para el P&L. Nos ayuda a plantear a la dirección conversaciones sobre el costo de oportunidad. Escenario al alza, escenario a la baja, para cuánto plazo conviene contratar, qué pasa si no lo hacemos».
El equipo directivo valora especialmente poder ver de un vistazo la fiabilidad de las previsiones. En las reuniones mensuales, Ankit puede sacar la precisión de cada previsión de materia prima allí mismo, en la sala. Esa transparencia convierte una actualización de compras en una conversación de planificación estratégica. Las previsiones a corto plazo orientan las decisiones de compra inmediatas. Las previsiones a largo plazo ayudan al equipo a planificar la cobertura y a evaluar el riesgo de toda la cartera.
Finanzas también participa en esas conversaciones. Ve exactamente de dónde salen los datos. Por primera vez, compras y finanzas trabajan con el mismo conjunto de hechos.
Un mismo conjunto de cifras para toda la empresa
I+D elige proveedores en función de la calidad. Finanzas modela el margen con los precios del año pasado. Compras negocia según lo que está haciendo el mercado ahora mismo. Cuando cada uno parte de supuestos distintos sobre lo que deberían costar los ingredientes, las decisiones se desalinean. Un modelo de costos compartido lo resuelve.
«El modelado de costo objetivo (should-cost) nos permite saber dónde estamos, cuál debería ser el impacto real en el margen, cuál debería ser el costo de nuestros componentes. Nos da una referencia frente al mercado. Si nuestros proveedores nos cobran más, podemos mostrar cuál debería ser el precio según los análisis».
El equipo de Ankit trabaja para convertir los modelos de costos de Vesper en un recurso compartido con finanzas. Si compras, I+D y finanzas miran las mismas cifras al tomar decisiones de abastecimiento, hay menos discusiones y las aprobaciones llegan antes.
Pero los modelos de costos no sirven solo para alinearse internamente. Son también la forma en que Kodiak se compara con la competencia. Si una marca rival consigue un precio de venta al público más bajo, el modelo ayuda a rastrear en qué punto exacto de la cadena de suministro está la diferencia.
«Si queremos compararnos con nuestros competidores, ¿cómo consiguen ellos llegar a un determinado precio? Un modelo should-cost nos permite mirar toda nuestra cadena de suministro, todos nuestros insumos de costo. Si queremos ser más competitivos en el mercado y ganar más cuota, necesitamos conocer el costo de nuestros componentes».
Eso es compras como función competitiva, no solo como centro de costos.
Preparación más rápida con Vesper Copilot
Con un equipo de tres personas, cada hora de preparación cuenta. Ankit usa el Copilot de Vesper antes de las reuniones con la dirección y cuando necesita profundizar rápido en el mercado de una materia prima determinada.
«Si lo hiciera yo mismo, probablemente dedicaría cerca de una hora a repasar presentaciones de distintos proveedores. Con el chatbot, el tiempo se reduce a la mitad. Sigo contrastándolo con lo que dicen los proveedores, pero el grueso de la investigación ya está hecho».
Ese ahorro de tiempo se acumula al multiplicarlo por las reuniones mensuales con la dirección, los paneles de control quincenales y las solicitudes ad hoc de finanzas. Media hora ganada aquí y allá es tiempo que Ankit puede dedicar al calendario de abastecimiento o al modelo de cobertura.
Función destacada: Vesper Copilot
Un analista de mercado con IA integrado en la plataforma. Haga una pregunta sobre cualquier materia prima y obtenga una respuesta basada en precios verificados, previsiones, análisis de expertos y noticias de Vesper. Cada respuesta incluye la cita de sus fuentes, de modo que usted mismo pueda seguir el razonamiento antes de actuar.
Ponerse al día
Ankit se incorporó a una cuenta de Vesper ya existente en Kodiak. Su onboarding siguió el proceso estándar: una llamada inicial de capacitación general y una segunda llamada en la que su Customer Success Manager adaptó la plataforma a sus categorías. Eso significó configurar paneles de control para sus propias materias primas, ajustar las vistas que usaría para informar a la dirección y señalarle funciones que de otro modo se le habrían pasado por alto.
«Gabriel fue paciente y sabía mucho. La primera llamada fue de capacitación general y la segunda se centró de verdad en adaptar la plataforma y los paneles de control a mis necesidades. Se aseguró de que conociera el Copilot y otras funciones que me darían más valor».
En cuestión de semanas, Ankit ya construía paneles de control de materias primas, preparaba presentaciones para la dirección y usaba Vesper como base para la gestión del riesgo de materias primas de Kodiak.
La promesa de adopción de Vesper
Todos los usuarios se ponen al día. Y no solo el primer día.
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Cada cuenta tiene un Customer Success Manager dedicado, disponible durante toda la suscripción
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Cada nuevo usuario pasa por un onboarding estructurado: capacitación general y después una sesión adaptada a sus productos, regiones y flujos de trabajo
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La capacitación es ilimitada. Nuevas incorporaciones, sesiones de repaso, profundizaciones en funciones específicas, cuando lo necesite
Lo que viene
El equipo de Ankit sigue construyendo. El calendario de abastecimiento avanza categoría por categoría, alineado con los ciclos de cultivo y el momento de mercado. Está en preparación un cálculo preliminar de ahorros que muestre cuánto ahorra comprar en el momento que marca el mercado frente al viejo enfoque de final de año. Y el despliegue de los modelos de costos en finanzas sigue en marcha.
«Usamos Vesper en muchos de nuestros procesos, en todos los frentes. Ha sido clave para nosotros mientras montamos dentro de compras todos estos procesos que en Kodiak todavía no existían necesariamente. A medida que escalamos rápido, vamos poniendo en marcha todos estos procesos. Y tenemos una gran herramienta que nos ayuda. No es habitual poder poner en el currículum que estás ayudando a construir una función de compras desde cero. Eso es lo que estamos haciendo aquí».
Tres personas, todas las categorías de ingredientes y una herramienta que les permite rendir muy por encima de su tamaño.
